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【ChatGPT】Power Automate Desktopを組み合わせた業務効率化事例

企業や個人の業務において「作業時間を減らし、付加価値の高い仕事に集中する」ことは大きなテーマです。特に事務作業や定型業務は時間を奪いがちで、担当者にとって大きな負担となります。そこで注目されているのが、RPAツール「Power Automate Desktop」とAI「ChatGPT」を組み合わせた業務効率化です。

Power Automate DesktopはMicrosoftが提供するRPAツールで、マウス操作やキーボード入力を記録し、自動実行できるのが特徴です。一方、ChatGPTは自然言語処理に優れ、文章生成や要約、アイデア出しといった知的作業をサポートします。この二つを組み合わせることで、これまで人が時間をかけて行っていた作業を自動化し、さらにAIの知見を組み合わせた高度な効率化を実現できます。

この記事では「ChatGPTとPower Automate Desktopを組み合わせた業務効率化事例」を具体的に解説し、導入のメリットや実務での応用シナリオを紹介していきます。

✅ ChatGPTとPower Automate Desktopを連携させるメリット

・単純作業と知的作業の自動化を両立できる

Power Automate Desktopはクリックや入力といった定型的な処理に強みがあります。一方、ChatGPTは自然言語解析や文章生成に優れているため、両者を組み合わせることで「手を動かす作業」と「頭を使う作業」を一気通貫で自動化できます。

参考：【ChatGPT】Power Automate で顧客対応を自動化するシナリオ例

・作業スピードと正確性の向上

RPAは一度設定すれば人間よりも高速かつ正確に作業を繰り返せます。さらにChatGPTを組み込むことで「柔軟な判断」や「自然な文章表現」も可能になり、人間に近い対応力を持つ自動化が実現します。

・既存システムとの親和性

Power Automate Desktopは既存のExcel、Outlook、ブラウザ操作といった環境をそのまま扱えるため、新しいシステム導入の負担が少なく済みます。そこにChatGPTを加えることで、従来の仕組みにAIの知能を追加できます。

参考：【ChatGPT】Power Automateのエラーメッセージ解析術

✅ 導入前に必要な準備

・Power Automate Desktopのセットアップ

Windows 10以降であれば無料で利用できます。Microsoftアカウントでサインインし、インストールしておきましょう。

・OpenAI APIキーの取得

ChatGPTを業務で使うにはOpenAI APIキーが必要です。公式サイトから取得し、後でHTTPリクエストに設定します。

・利用シナリオの明確化

「メール文の自動生成」「Webデータの自動収集と要約」「Excelデータ整理」など、具体的に自動化したい業務を決めておくと構築がスムーズです。

✅ ChatGPTとPower Automate Desktopを組み合わせた実例

ここからは、代表的な業務効率化の事例を紹介します。

・事例1：顧客メール返信の自動化

  1. Power Automate DesktopでOutlookを開き、新着メールを取得します。
  2. メール本文を変数に格納し、HTTPリクエストでChatGPT APIに送信します。
  3. ChatGPTが返信文の下書きを生成します。
  4. 生成された文章をOutlookの新規メールに自動入力し、担当者が確認後に送信します。

効果： 担当者は「メールの内容を理解して文章を考える」作業から解放され、確認と送信だけに集中できます。

・事例2：Webデータ収集とレポート要約

  1. Power Automate Desktopで指定のWebサイトを開き、必要なデータをスクレイピングします。
  2. 取得したデータをChatGPTに送信し、「要点をまとめてレポートを作成してください」と指示します。
  3. ChatGPTの出力をWordやExcelに保存し、自動でレポートファイルを生成します。

効果： 情報収集から要約レポート作成までを全自動化でき、調査業務が大幅に効率化されます。

・事例3：Excelデータの整理と分析コメント生成

  1. Power Automate DesktopでExcelファイルを開き、売上データやアンケート結果を読み込みます。
  2. 集計結果をChatGPTに渡し、「売上の傾向を解説してください」と依頼します。
  3. ChatGPTが自然言語で分析コメントを生成し、Excelに追記します。

効果： データの数字だけでなく解説文も自動生成されるため、報告資料作成の負担が減ります。

参考：【ChatGPT】ExcelデータをChatGPTに送って要約するPower Automateフロー

・事例4：社内FAQチャットボットの自動化

  1. Power Automate DesktopでTeamsまたはWebチャット画面を操作し、ユーザーの質問を取得します。
  2. ChatGPTに質問を渡し、回答を生成させます。
  3. その回答をTeamsチャットに自動入力し、即時返信します。

効果： 担当者が対応する前にChatGPTが一次回答を行い、社内の問い合わせ対応が効率化されます。

参考：【ChatGPT】 Power Automateで会話を自動化｜Teamsに自動返信！



✅ ChatGPTを組み込む手順のイメージ

Power Automate DesktopでChatGPTを使う基本手順は共通しています。

  1. 入力データを取得する（メール本文、Webデータ、Excel内容など）
  2. HTTPリクエストでAPIを呼び出す
  3. リクエスト本文を設定する
{
  "model": "gpt-4o-mini",
  "messages": [
    {"role": "system", "content": "あなたは業務効率化のアシスタントです。"},
    {"role": "user", "content": "次の内容を解析し、要約と提案を作成してください: [入力データ]"}
  ]
}
  1. ChatGPTの出力を受け取り、次の処理に活用する（Excelに書き込み、Teamsに投稿、Outlookで送信など）。

✅ 運用する際の注意点

・セキュリティと情報漏洩リスク

顧客情報や機密情報をそのままChatGPTに送ると外部に流出する恐れがあります。送信前に匿名化することが大切です。

・API利用コスト

ChatGPTのAPIは従量課金制です。大量のリクエストが発生する場合は処理対象を絞り、コストを管理しましょう。

・AIの回答精度

ChatGPTは万能ではなく、誤った情報を返すこともあります。特に対外的な文書は人の確認を必ず挟むべきです。

✅ 応用編：人とAIのハイブリッド運用

完全自動化だけでなく「AIが下書きを作成し、人間が確認する」形にすれば、安全性と効率のバランスが取れます。

  • ChatGPTがメール返信案を作成
  • 担当者が確認して修正
  • Power Automate Desktopが自動送信

このようなハイブリッドモデルは実務に適しており、安心してAIを業務に取り入れる方法といえます。

■ まとめ：ChatGPTとPower Automate Desktopで業務効率化を実現しよう

  • Power Automate Desktopは定型作業を、ChatGPTは知的作業を自動化できる
  • メール返信、Web情報収集、Excel分析、FAQ対応など多彩なシナリオで活用可能
  • 導入前にAPIキーやセキュリティ対策を準備し、段階的に適用するのがポイント
  • 人とAIのハイブリッド運用により、安全性と効率化を両立できる

ChatGPTとPower Automate Desktopを組み合わせれば、従来のRPAにAIの知能を加えた次世代の自動化が実現します。まずは小規模な業務から試し、徐々に範囲を広げていくことで、組織全体の生産性向上につなげていきましょう。

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