【Excel】ファイルをZIPにする方法｜複数ファイルをまとめて圧縮・送信する完全ガイド

Excelで作成したファイルをメールで送ろうとしたとき、「ファイルサイズが大きすぎて送れない」と表示された経験はありませんか？
また、複数のExcelファイルをまとめて送りたいときに、「ZIPにして送るように」と指示されたことがある方も多いでしょう。

この記事では、ExcelファイルをZIPファイルにする基本操作から、複数ファイルをまとめる応用例、トラブル対処法までを詳しく解説します。
初心者でも迷わず実践できるよう、Windows標準機能での手順を中心に紹介します。

✅ ExcelファイルをZIPにする目的とメリット

まず、「なぜExcelファイルをZIPにするのか？」を理解しておきましょう。ZIP圧縮は単なる容量削減ではなく、業務効率や安全性の向上にもつながる重要な作業です。

・ZIP化する主な目的

1. ファイルサイズを小さくして送信できるようにする
   メールの添付制限（例：25MB）を超えないように圧縮します。
2. 複数のExcelファイルを1つにまとめて送る
   複数ファイルをまとめて送る際に、ZIP1つにまとめると管理が簡単です。
3. 誤送信を防止しやすい
   1つのZIPファイルにまとめておけば、添付漏れや混在を防げます。
4. セキュリティ向上
   パスワード付きZIPにすることで、情報漏えい対策にもなります。

業務メールでは「ExcelファイルをZIPにして添付してください」と指示されることが多い理由は、こうした実務的な利点があるためです。

✅ Windows標準機能でExcelファイルをZIPにする方法

特別なソフトを使わなくても、WindowsにはZIP圧縮機能が標準で搭載されています。
以下の手順で簡単にZIP化できます。

・単一ファイルをZIPにする手順

1. ZIPにしたいExcelファイルを右クリックします。
2. 「送る」→「圧縮（ZIP形式）フォルダー」をクリックします。
3. 同じフォルダ内に「ファイル名.zip」というファイルが作成されます。

これでExcelファイルをZIP化できました。特別なソフトを使う必要はありません。

✅ 複数のExcelファイルをまとめてZIPにする方法

複数ファイルを一括で圧縮したい場合も、操作はほとんど同じです。

・複数ファイルをZIPにまとめる手順

1. まとめたいExcelファイルを Ctrlキーを押しながらクリック で複数選択します。
2. 選択した状態で右クリックし、「送る」→「圧縮（ZIP形式）フォルダー」をクリック。
3. すべてのExcelファイルを含んだZIPファイルが作成されます。

この方法なら、請求書・報告書・集計データなど複数のExcelブックを1つのZIPにまとめられます。

✅ フォルダごとZIPにする方法（業務で便利）

ファイルが多すぎる場合や、サブフォルダ構成をそのまま保ちたい場合は、フォルダごとZIPにするのが便利です。

・フォルダをZIPにする手順

1. 圧縮したいフォルダ（Excelファイルが入っている）を右クリック。
2. 「送る」→「圧縮（ZIP形式）フォルダー」をクリック。
3. フォルダ構成を保ったままZIPファイルが作成されます。

この方法は特に、月次データや部門別フォルダをまとめるときに重宝します。

✅ ZIPにしたExcelファイルの名前をわかりやすく変更する

ZIPファイルを作成すると、自動的に「Book1.zip」などの名前が付きますが、そのまま送るのは避けましょう。

・命名のポイント

• 内容と日付を含める（例：売上報告書_2025年11月.zip）
• 半角英数字と「_（アンダーバー）」を使う
• スペースや全角記号を避ける（エラー防止のため）

わかりやすい名前を付けることで、相手もすぐに内容を把握できます。

参考：Excel VBA:日付を含むファイル名で自動保存する方法

✅ ZIPにしてもファイルサイズが小さくならない場合

ExcelファイルをZIPにしても、思ったほどサイズが減らないことがあります。これは、Excelがすでに内部で圧縮形式（.xlsx）を採用しているためです。

・容量を減らす工夫

• 不要な画像やグラフを削除する
• セル内の余分な書式をクリアする
• 「名前を付けて保存」で「バイナリブック（.xlsb）」を選ぶ
• 不要なシートを削除してからZIP化する

これらの操作でファイル自体を軽くしてからZIPにすることで、より小さく圧縮できます。

✅ ZIP化したExcelファイルをメールで送る際の注意点

ZIPファイルは便利ですが、送信時にいくつか注意点があります。

・注意点一覧

1. パスワードを設定する（機密データの場合）
   個人情報や売上データを含む場合は、パスワード付きZIPにしましょう。
   （前回の記事「Excel zipファイル パスワード設定」も参照）
2. パスワードは別メールで送信する
   セキュリティルールでは、パスワードを同じメールに書くのはNGです。
3. ファイル名に日本語を使うと文字化けする可能性
   相手の環境によっては、ZIPを開いたときに文字化けが起こります。
   → 半角英数字のファイル名を推奨。
4. 大容量のZIPはクラウド共有を検討する
   メールの上限（25MB）を超える場合は、OneDriveやGoogle Driveのリンク共有が安全です。

✅ ZIPファイルを開く方法（受け取った側）

相手からZIPファイルを受け取った場合は、次の手順で展開できます。

・ZIPを展開する手順

1. ZIPファイルを右クリックし、「すべて展開」をクリック。
2. 展開先フォルダを選んで「展開」を押す。
3. 元のExcelファイルが表示されます。

パスワード付きの場合は、解凍時にパスワード入力を求められます。

参考：【マクロ】無料版・有料版テンプレートの使い方ガイド｜ZIP解凍方法＆警告解除の手順をわかりやすく解説

✅ ZIPが開けないときの原因と対処法

「ZIPファイルを開こうとするとエラーになる」「ファイルが壊れている」といったトラブルもよくあります。

・主な原因と対処法

企業では7-Zipを標準解凍ソフトとして推奨しているケースが多く、無料で使えるためおすすめです。

✅ 実務での応用：Excel業務をZIP化で効率化する

ZIP化は単なる圧縮ではなく、業務効率を高める手段にもなります。

・応用例1：定期報告データをまとめて送信

月次報告・日報など複数部門のファイルを1つにまとめてZIP化。
上司や取引先へのメール送信を1回で済ませられます。

・応用例2：RPA（UiPath）で自動ZIP処理

UiPathを使えば、フォルダ内のExcelファイルを自動でZIP化する処理も可能です。
「圧縮ファイルを作成」アクティビティを使用し、業務終了時に自動でZIPを生成・保管すれば、人手を介さず安全なファイル送付フローが構築できます。

・応用例3：バックアップ用途

ZIP化してクラウドに保存すれば、誤削除時の復元が容易になります。
特に「1日1回自動ZIPバックアップ」は中小企業でも導入が進んでいます。

✅ ZIPファイル管理のコツとセキュリティ意識

ZIP化後の管理も重要です。以下の点に注意しましょう。

• ZIPファイルをデスクトップに置きっぱなしにしない
• パスワード付きZIPを社内共有フォルダに置かない
• 不要になったZIPは削除する（情報流出防止）
• 社内ルールに従い、ZIP方式からクラウド共有に移行する判断も検討

セキュリティと利便性のバランスを取りながら、最適な方法を選ぶことがポイントです。

✅ まとめ：ExcelファイルをZIPにして業務をスマートに

• Excelファイルは右クリックだけで簡単にZIP化できる
• 複数ファイルやフォルダもまとめて圧縮可能
• パスワード付きZIPで安全に送信できる
• RPAを使えばZIP処理を自動化できる
• 適切な管理とセキュリティ意識が信頼を守る

ExcelファイルをZIPにする操作は一見シンプルですが、ビジネス現場では大切な基本スキルです。
今日からは「送信前にZIP化」を習慣化し、業務をより安全かつ効率的に進めましょう。