【Excel】Google Driveでファイルを共有する方法｜編集権限とリンク設定を解説

Excelファイルをほかの人へ渡すとき、メールへ添付したり、社内の共有フォルダへ保存したりする方法がよく使われます。

しかし、メールで何度もファイルを送り合うと、「どれが最新版なのか分からない」「修正前のファイルへ入力してしまった」といった問題が起こりやすくなります。また、ファイルの容量が大きい場合は、メールへ添付できないこともあります。

このようなときに便利なのが、Google Driveを使ったExcelファイルの共有です。

Google DriveへExcelファイルを保存しておけば、ファイルそのものを何度も送らなくても、共有相手へアクセス先を案内できます。さらに、閲覧だけを許可するのか、編集まで認めるのかを相手ごとに設定することも可能です。

この記事では、Google DriveでExcelファイルを共有する基本手順と、共有時に欠かせない権限設定について分かりやすく解説します。

✅ Google DriveでExcelファイルを共有する仕組み

Google DriveでExcelファイルを共有すると聞くと、「Excelファイルが自動的にGoogleスプレッドシートへ変換される」と考える方もいるかもしれません。しかし、Google Driveへアップロードしただけでは、通常は元のExcel形式がそのまま保持されます。この違いを理解しないまま操作すると、ファイル形式や編集方法を勘違いしやすくなります。また、Google Driveへ保存しただけでは、ほかの人が自動的に閲覧できるわけではありません。共有相手や権限を設定して、初めて指定した相手がアクセスできる状態になります。安全にファイルを扱うためにも、まずは保存と共有を分けて考えておきましょう。

・Excelファイルをクラウド上に保存して共有する

Google Driveは、インターネット上へファイルを保存できるクラウドストレージです。

パソコン内に保存したExcelファイルをGoogle Driveへアップロードすると、Googleアカウントを使って別のパソコンやスマートフォンからもアクセスできるようになります。

共有するときは、ファイル本体を相手へ送るのではなく、Google Drive上のファイルへアクセスする権限を与えます。

そのため、ファイルを修正するたびにメールへ添付し直す必要がありません。同じ場所に保存されたファイルを共有することで、古いファイルを使ってしまうリスクも抑えられます。

・アップロードしてもExcel形式は維持できる

Google DriveへExcelファイルをアップロードしても、必ずGoogleスプレッドシート形式へ変換する必要はありません。

例えば、「売上集計.xlsx」というファイルをアップロードした場合は、Excel形式のままGoogle Driveへ保存できます。

Excel形式を維持しておけば、後からダウンロードしてExcelで開くことも可能です。

ただし、Googleスプレッドシートとして開いて編集する場合は、一部の高度な書式や機能が完全には再現されないことがあります。マクロを含むファイルや複雑な帳票を共有するときは、元のExcelファイルを残しておくと安心です。

ExcelファイルをGoogleスプレッドシートへ変換して共同編集したい場合は、変換方法や互換性の注意点について詳しく解説した【Excel】ファイルをGoogleスプレッドシートで開く方法｜変換手順と互換性の注意点もご覧ください。

・共有と共同編集は同じではない

Google Driveの「共有」には、いくつかの使い方があります。

例えば、完成したExcel資料を上司へ確認してもらうだけなら、閲覧できる状態で共有すれば十分です。一方、複数人で数値を入力したり、内容を修正したりする場合は、編集できる権限が必要になります。

つまり、Google Driveへファイルを置いて相手へ見せることと、同じファイルを共同で編集することは同じではありません。

目的に合わない権限を設定すると、次のような問題が発生します。

相手がExcelファイルを開けない
内容は見られるが編集できない
編集させる必要のない相手が変更できてしまう
共有リンクを知る人全員がアクセスできる

ファイルを共有する前に、「誰に」「どこまで操作させるか」を決めておくことが大切です。

Google DriveへアップロードしてもExcelファイル（.xlsx）はそのまま保持できます。Excelのファイル形式や拡張子について詳しく知りたい方は、【Excel】ファイル形式（拡張子）とは｜初心者でも理解できる基本と違い・選び方を徹底解説も参考にしてください。

✅ Google DriveへExcelファイルをアップロードする方法

Excelファイルを共有するには、最初にGoogle Driveへファイルをアップロードします。ここでよくあるのが、ファイルをアップロードしただけで共有が完了したと思ってしまう失敗です。アップロードはGoogle Driveへ保存する操作であり、共有相手を設定する操作ではありません。また、同じ名前のExcelファイルを何度もアップロードすると、どれを共有すればよいのか分かりにくくなることもあります。アップロード前にはファイル名と内容を確認し、共有する完成版を明確にしておきましょう。特に社外へ共有する場合は、不要なシートや個人情報が含まれていないかも確認が必要です。

・手順① Google Driveを開く

WebブラウザでGoogle Driveを開きます。
Excelファイルを保存するGoogleアカウントでログインします。
画面左上の「新規」をクリックします。

仕事用と個人用で複数のGoogleアカウントを使い分けている場合は、ログインしているアカウントを必ず確認してください。

個人用のGoogle Driveへ会社のファイルをアップロードすると、社内の管理ルールに反する可能性があります。会社で利用する場合は、組織から指定されたGoogleアカウントを使用しましょう。

・手順② ファイルのアップロードを選択する

「新規」をクリックします。
表示されたメニューから「ファイルのアップロード」を選択します。
パソコン内から共有したいExcelファイルを選択します。
「開く」をクリックします。

アップロードが始まると、画面上に進行状況が表示されます。

ファイルの容量や通信環境によっては完了まで時間がかかることがあるため、アップロード完了の表示を確認してから次の操作へ進みます。

・手順③ アップロードしたファイルを確認する

アップロードが完了したら、Google Driveのファイル一覧に対象のExcelファイルが表示されていることを確認します。

ファイル名の末尾に「.xlsx」や「.xls」などの拡張子が付いていれば、Excel形式のファイルであることを判断できます。

共有前には、次の項目も確認しておくと安心です。

共有するファイル名が分かりやすいか
古いデータが残っていないか
非表示シートに不要な情報がないか
社外秘や個人情報が含まれていないか
マクロや外部参照が使われていないか

Google Driveの権限設定が正しくても、ファイル自体に不要な情報が含まれていれば、情報漏えいにつながる可能性があります。共有設定だけでなく、Excelファイルの中身も確認することが重要です。

✅ Google DriveでExcelファイルを特定の相手へ共有する方法

Google Driveでは、メールアドレスを指定してExcelファイルを共有できます。特定の担当者や取引先だけに見せたい場合は、この方法が基本です。ただし、相手のメールアドレスを間違えると、意図しない人へファイルを共有してしまいます。また、閲覧してもらうだけなのに編集権限を与えると、数式やデータを書き換えられる可能性があります。共有ボタンを押す前に、相手と権限の両方を確認することが重要です。特に顧客情報や売上情報を含むファイルでは、リンクを知っている全員へ公開する方法よりも、共有相手を指定する方法が安全です。

・手順① Excelファイルの共有画面を開く

Google Driveで共有したいExcelファイルを探します。
対象ファイルを右クリックします。
表示されたメニューから「共有」を選択します。

ファイルを選択した状態で、画面上部の共有アイコンをクリックしても共有画面を開けます。

同じような名前のファイルが複数ある場合は、更新日時や保存場所を確認してから共有しましょう。

・手順② 共有相手のメールアドレスを入力する

共有画面が表示されたら、「ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加」などと表示された入力欄へ、相手のメールアドレスを入力します。

複数人へ共有する場合は、複数のメールアドレスを追加できます。

会社や部署単位でGoogleグループが設定されている場合は、グループのメールアドレスを指定して共有することもあります。

ただし、グループ内のメンバーが変わると、ファイルへアクセスできる人も変わる可能性があります。重要なファイルでは、誰がグループへ所属しているかも確認しておく必要があります。

・手順③ 相手へ与える権限を選択する

メールアドレスを入力したら、相手に与える権限を選択します。

Google Driveで使用する主な権限は、次の3種類です。

閲覧者：ファイルの内容を確認できる
閲覧者（コメント可）：内容の確認とコメントができる
編集者：ファイルの内容を変更できる

完成した資料を確認してもらうだけなら「閲覧者」、修正箇所について意見をもらいたいなら「コメント可」、数値入力や内容修正を任せるなら「編集者」が候補になります。

迷ったときは、最初から編集者にするのではなく、必要最小限の権限を設定するのが安全です。

✅ Google DriveでExcelファイルの共有リンクを作成する方法

メールアドレスを指定する方法とは別に、Google Driveでは共有リンクを発行してExcelファイルを共有できます。チャットや社内ツールで複数人へ案内したいときに便利ですが、設定を誤ると想定外の人までアクセスできる可能性があります。「リンクをコピーしただけなら安全」と思われがちですが、重要なのはリンクの公開範囲です。特に「リンクを知っている全員」を選択すると、リンクが転送された先でもファイルを開ける場合があります。社外秘の資料や個人情報を含むExcelファイルでは、安易に公開範囲を広げないことが大切です。共有リンクを作成するときは、公開範囲と権限をセットで確認しましょう。

・手順① リンク共有の設定画面を開く

Google Driveで共有したいExcelファイルを右クリックします。
表示されたメニューから「共有」を選択します。
共有画面下部にある「一般的なアクセス」を確認します。

初期状態では「制限付き」と表示されていることがあります。

「制限付き」の場合は、メールアドレスなどで個別に追加されたユーザーだけがファイルへアクセスできます。

重要な資料を共有する場合は、この状態を維持したまま相手を指定する方法が安全です。

・手順② リンクを知っている人へ公開する

共有相手を個別に指定せず、リンクを使って共有する場合は、一般的なアクセスの設定を変更します。

「制限付き」をクリックします。
「リンクを知っている全員」などの選択肢を選びます。
閲覧者・コメント可・編集者から権限を指定します。
「リンクをコピー」をクリックします。
メールやチャットなどで相手へリンクを送ります。

組織用のGoogleアカウントでは、「同じ組織内のユーザーのみ」など、会社独自の共有範囲が表示される場合があります。

選択できる範囲は利用しているGoogleアカウントや管理者設定によって異なるため、表示内容を確認してください。

・共有リンクは必要がなくなったら停止する

一時的にファイルを共有した場合は、作業完了後に共有設定を戻すことも大切です。

例えば、取引先へ確認用のExcelファイルを送った後も共有リンクを残していると、後日リンクから再びアクセスされる可能性があります。

共有を終了するときは、一般的なアクセスを「制限付き」へ戻すか、個別に追加したユーザーを削除します。

期限のある資料では、共有開始時だけでなく、共有終了時の管理まで運用ルールに含めておきましょう。

Google Driveを利用したファイル共有と、Googleスプレッドシートによるリアルタイム共同編集では運用方法が異なります。それぞれの違いを詳しく比較したい方は、【GoogleスプレッドシートとExcel】共有作業はどっちが便利？違いと選び方を徹底比較も参考にしてください。

✅ Google Driveの閲覧者・コメント可・編集者の違い

Google DriveでExcelファイルを共有するとき、特に判断に迷いやすいのが権限の選び方です。相手に見せるだけなのか、意見をもらうのか、実際に更新してもらうのかによって、必要な権限は異なります。すべての相手を編集者にすれば設定は簡単ですが、誤操作や意図しない変更のリスクが高まります。反対に権限を狭くしすぎると、相手から「編集できない」と連絡が来て、再設定が必要になります。権限は相手の立場ではなく、担当する作業内容を基準に決めることが重要です。ここで違いを整理しておけば、共有後のトラブルを減らせます。

・閲覧者は内容の確認だけを許可する

閲覧者は、ファイルの内容を確認してもらうための権限です。

次のような場面に向いています。

完成した売上資料を上司へ提出する
顧客へ見積一覧を確認してもらう
社内メンバーへ参考資料を共有する
更新してほしくない管理表を公開する

相手に編集させる必要がない場合は、基本的に閲覧者を選びましょう。

必要以上の権限を与えないことで、数式やデータを誤って変更されるリスクを抑えられます。

・コメント可は確認と修正依頼に向いている

コメント可の権限では、元のデータを直接変更させずに、意見や修正内容を伝えてもらえます。

例えば、作成途中の資料を上司へ確認してもらう場合に便利です。

相手が直接セルを書き換えるのではなく、コメントで「この数値を確認してください」「項目名を変更してください」と伝えられるため、修正前の内容を維持しやすくなります。

ただし、Excel形式のまま開く方法や利用環境によっては、コメント機能の動作が分かりにくい場合があります。コメントを中心にやり取りする場合は、事前に相手の操作環境も確認すると安心です。

・編集者は共同作業が必要な相手だけに設定する

編集者は、Excelファイルの内容を変更できる権限です。

次のような場面で使用します。

担当者ごとに売上を入力する
複数人で顧客情報を更新する
チームで進捗表を管理する
共同で資料を完成させる

編集者を増やしすぎると、誰かが数式や書式を変更する可能性も高まります。

数式が入っている列や入力してほしくない範囲がある場合は、共有前にシート構成を整理し、入力欄を分かりやすくしておきましょう。

編集権限を持つユーザーが複数いる場合は、フィルターや並べ替えによるトラブルにも注意が必要です。共有ファイルで起こりやすい問題については、【Excel】共有ファイルでフィルターを使うとトラブルになる理由｜共同編集で失敗しない対策・解説で詳しく解説しています。

✅ Google DriveでExcelファイルを共有できない原因

共有設定を行っても、相手から「ファイルが開けない」「アクセス権が必要と表示される」と連絡が来ることがあります。このとき、同じリンクを何度も送り直しても解決しない場合があります。原因の多くは、共有先のメールアドレス、公開範囲、ログイン中のGoogleアカウントの違いです。また、会社のGoogleアカウントでは、管理者が社外共有を禁止していることもあります。ファイルの不具合だと思って作り直す前に、まず共有設定を確認しましょう。確認する順番を決めておけば、原因を見つけやすくなります。

・共有したメールアドレスとログインアカウントが違う

特定のメールアドレスを指定して共有した場合、相手は共有対象となったアカウントでログインする必要があります。

例えば、会社用アカウントへ共有したのに、相手が個人用Googleアカウントで開こうとすると、アクセス権を求められることがあります。

相手へは、どのメールアドレス宛てに共有したのかも伝えておきましょう。

・一般的なアクセスが制限付きになっている

リンクを送っただけでは、相手が必ず開けるとは限りません。

一般的なアクセスが「制限付き」の場合、共有相手として追加されていないユーザーはアクセスできません。

リンクで共有したい場合は、次の順序で確認します。

共有画面を開きます。
一般的なアクセスを確認します。
必要に応じて公開範囲を変更します。
権限を閲覧者・コメント可・編集者から選びます。
新しい設定でリンクをコピーします。

ただし、開けないからといってすぐに「リンクを知っている全員」へ変更するのは避けましょう。機密性の高い資料では、相手のメールアドレスを個別に追加する方が安全です。

・会社の管理者設定で社外共有が制限されている

会社や学校のGoogleアカウントでは、管理者が共有範囲を制限している場合があります。

例えば、社内ユーザーとは共有できても、社外のメールアドレスを追加できないケースです。

この場合は、利用者自身で設定を変更できないことがあります。社内のシステム管理者や担当部署へ確認しましょう。

✅ Google DriveでExcelファイルを共有するときの注意点

Google Driveを使えば簡単にExcelファイルを共有できますが、便利さだけを見て運用すると、後から管理が複雑になることがあります。特に、同じExcelファイルを複数人がダウンロードして編集すると、それぞれ別のファイルが作成されてしまいます。その結果、どのファイルが最新版なのか分からなくなる可能性があります。また、Excel特有のマクロや外部リンクは、Google Driveへ保存しただけでは正常に動作するとは限りません。共同編集を優先するのか、Excelの高度な機能を維持するのかを事前に決めることが重要です。ファイルの内容に合わせて、Google Driveでの共有方法を使い分けましょう。

・ダウンロードして編集すると別ファイルになる

共有されたExcelファイルを各自がパソコンへダウンロードして編集すると、編集内容はGoogle Drive上の元ファイルへ自動的に反映されません。

例えば、3人がそれぞれダウンロードして修正した場合、3つの異なるExcelファイルが作られます。

この運用では、最後に誰かが内容を統合しなければなりません。

複数人で同じ内容を更新したい場合は、どの方法で編集するかを最初に決めておきましょう。

・マクロを含むExcelファイルは動作確認が必要

VBAマクロを含むExcelファイルは、Google Driveへ保存すること自体は可能です。

ただし、Googleスプレッドシート上でExcel VBAをそのまま実行することはできません。

マクロを使用する場合は、Excelファイルをパソコンへダウンロードし、Excelで開いて実行する運用が基本になります。

また、複数人が別々にマクロを実行すると、出力結果や保存先が重複する可能性もあります。マクロ付きファイルを共有するときは、実行担当者や手順を明確にしておきましょう。

・共有前に不要な情報を削除する

Excelファイルには、画面上では気づきにくい情報が残っていることがあります。

共有前には、次の内容も確認してください。

非表示の行や列
非表示シート
コメントやメモ
外部ファイルへのリンク
個人情報
作成者情報
不要な数式や過去データ

必要に応じて共有用のコピーを作成し、不要な情報を削除してからGoogle Driveへアップロードすると安全です。

編集権限を付与する場合でも、入力欄だけ編集可能にして数式や集計部分を保護すると、安全に共同作業を進められます。設定方法は【Excel】シート保護一部解除｜入力欄だけ編集可能にする手順を徹底解説をご覧ください。

✅ Google Drive共有とGoogleスプレッドシート変換を使い分ける

ExcelファイルをGoogle Driveへ保存したからといって、必ずGoogleスプレッドシートへ変換する必要はありません。Excel形式を維持した方がよい場合と、変換した方が共同作業しやすい場合があります。この判断を曖昧にすると、マクロが使えなくなったり、書式が崩れたりする原因になります。一方で、Excel形式にこだわりすぎると、複数人でのリアルタイム編集が進めにくいこともあります。ファイルの機能と共有目的のどちらを優先するか考えることが大切です。両方の特徴を理解すれば、業務ごとに適切な方法を選べます。

・Excel形式のまま共有した方がよいケース

次のようなExcelファイルは、元の形式を維持したまま共有する方法が向いています。

VBAマクロを使用している
複雑なレイアウトや印刷設定がある
Excel独自の機能を使用している
最終的にExcelで提出する必要がある
閲覧や受け渡しが主な目的である

Google Driveを保管場所や受け渡し手段として利用し、実際の編集はExcelで行います。

・Googleスプレッドシートへ変換した方がよいケース

次のようなファイルは、Googleスプレッドシートへ変換すると共同作業を進めやすくなります。

複数人で同時にデータを入力する
進捗や予定をリアルタイムで更新する
ブラウザから簡単に操作したい
高度なExcel機能を使用していない
常に同じ最新版を共有したい

ただし、変換前には数式や書式が正しく表示されるか確認してください。

Google DriveでExcelファイルを共有する方法と、Googleスプレッドシートを利用する方法では特徴が異なります。両者の違いを総合的に比較したい方は、【ExcelとGoogleスプレッドシートの違い】どっちを使うべき？特徴・メリット・デメリットを徹底比較も参考にしてください。

✅ まとめ：Google DriveでExcelファイルを安全に共有しよう

Google Driveを利用すると、Excelファイルをメールへ何度も添付せず、特定の相手やチームへ共有できます。

今回のポイントは次のとおりです。

ExcelファイルはGoogle Driveへアップロードして共有できる
アップロードしただけでは共有は開始されない
特定の相手にはメールアドレスを指定して共有する
共有リンクを使う場合は公開範囲を必ず確認する
閲覧者・コメント可・編集者を目的に応じて使い分ける
開けない場合はメールアドレスやログインアカウントを確認する
マクロや複雑な書式を含むファイルはExcel形式を維持する
共同入力を重視する場合はGoogleスプレッドシートへの変換も検討する

Google Driveでの共有は便利ですが、すべての相手へ編集権限を与えたり、共有リンクを広く公開したりすると、誤操作や情報漏えいの原因になります。

誰に何をしてもらうのかを明確にし、必要最小限の権限を設定することが安全な共有の基本です。Excelの機能を維持する場合と、Googleスプレッドシートで共同編集する場合を適切に使い分ければ、ファイルの受け渡しやチーム作業をより効率的に進められるでしょう。