【Power Automate】業務改善事例｜実際の現場で成果を上げた自動化の成功パターンを解説

近年、多くの企業で「業務効率化」「自動化」「DX推進」という言葉が定着しています。
その中でも、Power Automate（パワーオートメイト）は、専門知識がなくても日常業務を自動化できる強力なツールとして注目されています。

本記事では、実際にPower Automateを活用して業務改善に成功した具体的な事例をもとに、どのような効果があったのか、どんなフローを構築したのかを詳しく紹介します。
単なるツール紹介ではなく、「現場で役立つ再現性の高い使い方」を理解できる内容になっています。

✅ Power Automateとは？ノーコードで業務を変革する自動化ツール

Power Automateは、Microsoftが提供する業務自動化プラットフォーム（RPAツール）です。
Excel、Outlook、Teams、SharePointなどのOffice 365アプリや、Google・Slack・Dropboxなど外部サービスとも連携でき、
「人が行っていた定型作業」を自動化できます。

・特徴

• コーディング不要でフロー（自動処理）を作成できる
• クラウド（Power Automate）とデスクトップ（Power Automate Desktop）の両対応
• 数百種類のコネクタでシステム間の連携が可能

つまり、「毎日繰り返す作業を機械に任せる」ための仕組みがPower Automate一つで完結します。

✅ 業務改善が求められる背景

多くの企業で次のような課題が共通して見られます。

• Excelやメールでの手作業が多く、時間がかかる
• ミスを防ぐために二重チェックが発生している
• 社員ごとに作業方法がバラバラで、属人化が進んでいる
• 書類整理や報告書作成など、付加価値の低い業務が多い

これらは一見「仕方がない」と思われがちですが、Power Automateを導入すれば驚くほど簡単に解決できます。
以下からは、実際の企業・業務現場で行われた業務改善事例を紹介していきましょう。

✅ 事例①：毎日のExcel集計作業を自動化（経理・営業部門）

・課題

営業担当者が毎朝、前日の売上データをExcelで手作業集計していました。
複数店舗のファイルを開き、合計を求め、グラフを作成して上司にメール報告。
作業時間は毎日30〜60分にも及び、担当者の負担が大きいものでした。

・改善内容

Power Automateを使い、売上ファイルを自動集約 → グラフ作成 → メール送信の一連処理を自動化。

• 「OneDrive上のフォルダに新しいファイルが追加されたら」フローを起動。
• 各Excelファイルを読み取り、売上データを1つの集計表にまとめる。
• 集計結果を自動的にグラフ化し、Outlook経由で上司に送信。

・導入効果

• 1日あたり約1時間の作業を削減
• 月間で約20時間、年間では240時間の工数削減
• 担当者は報告資料の分析に集中できるようになった

→ データ集計＋報告の自動化はPower Automate導入効果が最も大きい領域のひとつです。

参考：【Power Automate】Excelに書き込む方法｜自動入力で業務効率を劇的に改善する

✅ 事例②：メール添付ファイルの自動保存と整理（総務・人事部門）

・課題

人事部門では、毎月各部署から送られてくる勤怠ファイル（Excel）をメール添付で受け取り、手動で保存していました。
ファイル名やフォルダが統一されておらず、誤保存や検索に時間がかかることが問題に。

・改善内容

Power Automateで、メールの添付ファイルを自動的にSharePointへ保存するフローを構築。

• トリガー：「新しいメールを受信したとき」
• 条件：「件名に“勤怠”を含む場合のみ」
• 添付ファイルをSharePoint上の指定フォルダに自動保存
• ファイル名に「送信者名＋日付」を自動付与

・導入効果

• 手動保存の工数が完全にゼロに
• ファイル管理の属人化を防止
• 保存ミス・紛失のリスクが消滅

→ ファイル整理や保管業務の自動化は、非IT部門でも導入しやすい定番事例です。

参考：【Power Automate】活用事例：メール自動化で業務を劇的に効率化する実践ガイド

✅ 事例③：問い合わせ対応の自動化（カスタマーサポート部門）

・課題

顧客からの問い合わせメールを担当者が手動で分類・返信していました。
「よくある質問」への回答に時間がかかり、対応漏れも発生していました。

・改善内容

Power Automateを使い、問い合わせメールの自動振り分け＋自動返信を実現。

• トリガー：「Outlookで新しいメールを受信」
• 条件：「件名に“見積依頼”を含む場合」「本文に“納期”を含む場合」などを判定
• 自動で担当部署フォルダに振り分け
• よくある質問の場合は、テンプレート文面で自動返信

・導入効果

• 返信漏れゼロ
• 対応スピードが平均60％向上
• カスタマー満足度が向上し、社内CS評価も改善

→ Power Automateはメール解析・自動返信などの軽いAI的処理にも強く、サポート部門との相性が良好です。

参考：【ChatGPT】Outlookメールを解析させるPower Automateフロー

✅ 事例④：承認フローの自動化（管理部門）

・課題

申請書の承認プロセスがメールと紙で行われており、確認遅れ・差し戻し・紛失が頻発していました。
特に上長が不在の際は承認が滞り、業務が止まることも。

・改善内容

Power Automateで電子承認フローを導入。

• 申請書をSharePointにアップロードすると自動で承認依頼を送信。
• 承認者がOutlookやTeamsから直接承認・却下できるように設定。
• 結果を申請者と管理部門に自動通知。

・導入効果

• 承認スピードが従来の3倍に向上
• 承認漏れ・書類紛失がゼロに
• 過去履歴を自動記録でき、監査対応が容易に

→ Power AutomateとSharePoint・Teamsを組み合わせることで、紙文化から脱却した業務改革が可能です。

✅ 事例⑤：定期報告・リマインダーの自動配信（営業・現場チーム）

・課題

営業チームでは、毎週月曜に全員がExcelで週次報告を作成し、メールで提出していました。
報告漏れが多く、集計担当者もメール整理に時間を取られていました。

・改善内容

Power Automateを使って自動リマインドと報告受付の自動化を実装。

• 毎週月曜8時にTeamsへ「週次報告の提出をお願いします」と自動投稿
• 提出されたフォームの回答内容をExcelに自動転記
• 提出完了者の一覧をTeamsに共有

・導入効果

• 報告漏れが90％減少
• 進捗確認がリアルタイム化
• 管理者の確認作業が大幅に削減

→ チーム単位でのルーチン連絡・報告・確認フローは、Power Automateの得意領域です。

✅ 事例⑥：複数システム間のデータ転記を自動化（物流・製造部門）

・課題

生産管理システムとExcel管理台帳の間でデータを手動コピーしていました。
システム更新のたびに再入力が必要で、ヒューマンエラーも発生。

・改善内容

Power Automate Desktopを使い、画面操作を自動化。

• PADのレコーディング機能で「システム画面→Excel」間の転記操作を記録
• 条件分岐を設定し、更新データだけ抽出して登録
• 毎日夜間に自動実行

・導入効果

• 入力ミスがゼロに
• システム更新にかかる時間を70％削減
• 夜間稼働で作業負荷を軽減

→ PADを活用することで、APIがない古いシステムでも自動化できる点が強みです。

✅ Power Automate導入による全体的な効果まとめ

導入後の共通効果

• 業務時間の短縮（30〜70％削減）
• ヒューマンエラーの減少
• 属人化からの脱却
• 生産性・モチベーションの向上

✅ 成功のポイント：Power Automateで業務改善を進めるコツ

① 小さく始めて徐々に拡大する

いきなり全社導入を目指すのではなく、まずは1つの業務（例：報告メール・Excel集計など）から試すことで成功体験を得やすくなります。

② 現場担当者と一緒に設計する

実際に作業している人の意見を取り入れることで、現場に即した自動化が可能になります。

③ 定期的にフローを見直す

業務内容が変われば自動化ロジックも見直す必要があります。
「運用して終わり」ではなく、定期メンテナンスを行うことで長期的に効果を維持できます。

④ ログや通知を設定しておく

実行結果をTeamsやメールで通知すれば、異常時にすぐ対応できるようになります。
特に夜間フローでは「成功・失敗通知」を組み込むのが重要です。

✅ まとめ：Power Automateは業務改善の最前線を支える実践ツール

• Power Automateは、Excel・メール・Teams・SharePointなど日常業務の自動化に最適。
• 導入事例では、集計・承認・報告・転記・整理・通知といった作業の効率化に成功。
• 非IT部門でも簡単に構築できるため、現場主導のDX推進が可能。
• 小さな自動化の積み重ねが、全社的な生産性向上へとつながる。

Power Automateを導入することで、単なる「時短ツール」ではなく、業務改善と組織変革のきっかけを生み出すことができます。
日々の繰り返し作業を自動化し、本来の“考える業務”に集中できる環境を整えましょう。