【ChatGPT】Excel申請フォームを自動作成する方法

社内業務では、設備申請・備品申請・経費申請・休暇申請など、多くの申請書類がExcelで作成・管理されています。しかし、申請フォームのレイアウトを整えたり、入力ルールを設定したり、チェック機能を組み込む作業は意外と時間がかかります。また、担当者が変わるたびに形式が異なり、承認フローが複雑になることも珍しくありません。

そこで有効なのが ChatGPTにExcel申請フォームの設計を任せる方法 です。

ChatGPTは自然文から必要項目を抽出して、
「レイアウト案」「入力欄」「必須項目」「データ検証」「注意書き」「自動計算」
まで含めた Excelフォーム案をすぐに生成できます。

本記事では、ChatGPTで申請フォーム（Excelフォーム）を自動作成する手順を、実務で使えるプロンプトや構成例とともに詳しく解説します。

✅ ChatGPTでExcel申請フォームを作成するメリット

ChatGPTを使うと、申請フォーム作成の負担が大幅に軽減します。

・項目定義を自然文で伝えるだけで完成する

フォーム作成の難点は、
「どの項目をどう配置するか」
「入力ルールをどうするか」
を考える必要がある点です。

ChatGPTは文章から必要項目を推定して、即座に構造化します。

・データ入力ミス防止の仕組みも自動で作れる

ChatGPTは以下の設定を提案できます。

• 必須項目の設定
• 入力規則（データ検証）
• 日付の整形
• 金額の数値チェック
• 選択式のリスト化
• 自動計算式（合計・差額・税額など）

実務レベルで使える申請書が短時間で作成できます。

・用途ごとに複数案を作れる

例：

• シンプル版
• 詳細版
• チェック機能付き
• 部署別カスタム版

比較して選べるため導入がスムーズです。

・Excelファイル構成まで提案できる

ChatGPTは以下を含めた構成も作れます。

• メインフォーム（入力画面）
• データマスタ
• プルダウン管理
• 提出用PDF版
• 入力ミス検知シート

「フォーム一式」を生成できる点が非常に便利です。

✅ ChatGPTでExcel申請フォームを自動作成する手順

ここでは、ChatGPTを最大限に活用してフォームを作る流れを解説します。

・手順①：どんな申請フォームかを伝える

例：
「備品購入申請書を作りたい」

ChatGPTは用途をもとに必要項目を予測します。

・手順②：必要な項目を箇条書きで伝える

例：

• 申請者名
• 日付
• 部署名
• 品名
• 個数
• 金額
• 目的
• 承認欄

これだけでChatGPTは構造を作れます。

・手順③：機能要件を追加する

例：

• 必須項目を赤枠に
• プルダウンで部署名を選択
• 金額のバリデーション
• 合計金額を自動計算
• 添付ファイル欄の注意書き

こうした要件も自然文で伝えればOKです。

・手順④：ChatGPTにレイアウト案を生成させる

例：
「上記の項目でExcelフォームのレイアウト案を作ってください。」

ChatGPTは次のように回答します：

• 上部に申請者情報
• 中央に申請内容
• 下部に承認欄
• 列幅・セル結合の推奨値
• 背景色の使い方
• 罫線の設定案

実際のExcelでそのまま再現できます。

・手順⑤：計算式と入力規則を追加させる

例：
「金額欄に数値チェックを入れてください」
「部署名は別シートのマスタから選ぶ形式にしてください」

ChatGPTは具体的に次を生成します。

• データ検証の設定手順
• SUMによる合計式
• IFERRORでエラー回避
• INDIRECTでマスタ参照
• 必須入力の条件付き書式設定

・手順⑥：「複数案」を作らせる

例：
「シンプル版と詳細版の2種類作ってください」

ChatGPTはフォーム構成の比較案を生成します。

✅ ChatGPTが生成できるExcelフォーム（申請書）の例

ここでは実際にChatGPTが作成できる典型的な申請書の例を紹介します。

・備品購入申請書の構成例

上部（申請者情報）

• 申請日
• 申請者名
• 部署名（プルダウン）
• 連絡先

中部（購入内容）

• 品名
• 個数
• 単価
• 金額（単価×個数）
• 理由
• 納期希望日

下部（承認欄）

• 上長承認
• 管理部確認
• 経理承認

ChatGPTは計算式も生成します：

• 金額: =IFERROR(C5*D5, "")
• 合計金額: =SUM(E5:E20)

・休暇申請書の構成例

項目案：

• 氏名
• 部署
• 取得休暇の種類（有給・特別休暇など）
• 取得日
• 理由
• 承認欄

ChatGPTは日付のバリデーションも提案します。

・交通費精算書（フォーム形式）

構成：

• 利用日
• 区間
• 交通手段（プルダウン）
• 金額
• 備考
• 月次合計欄

ChatGPTは誤入力チェックも追加できます。

・社内利用申請書（設備／会議室など）

項目：

• 利用者名
• 利用日・時間
• 設備名
• 用途（プルダウン）
• 注意事項欄

ChatGPTは予約重複チェックの案も提示します。

参考：【Excel】縦書きを横書きにする方法【セルの書式設定・回転解除・配置調整まで徹底解説】

❑ ChatGPTでExcelフォーム精度を高めるプロンプト術

より完成度を高めるためには次の工夫が効果的です。

・対象ユーザーのレベルを伝える

例：

「Excel初心者でも入力しやすいようにしてください。」

ChatGPTはセル色・説明文などを工夫したフォームを提案します。

・運用ルールを明確に提示する

例：

• 1ファイル1申請にする
• 承認後にロックをかける
• 入力は黄色セルのみ

運用に沿った設計が可能になります。

・チェック機能を追加する

例：

• 必須項目未入力を赤字で表示
• 金額に文字が入ったらアラート
• 日付が未来すぎる場合に注意書き

ChatGPTは条件付き書式やデータ検証を提案します。

・テンプレートの用途を細かく伝える

例：
「PDFに出力して提出する運用です」
「RPAで処理するためレイアウトが固定です」

ChatGPTは用途に合わせて最適化します。

参考：ChatGPTを使ってExcelの作業マニュアルを自動作成する方法

❑ ChatGPTで作ったExcelフォームの活用シナリオ

ChatGPTで作成した申請フォームは、さまざまな業務に応用できます。

• 社内申請の標準化
• 月次申請のミス削減
• 承認フローの可視化
• 部署ごとの申請フォーマット統一
• RPAでの自動処理前提のフォーム設計
• PDF提出用テンプレート作成
• 海外支部向けに英語版フォームも自動生成

ChatGPTが作るテンプレートは高い再現性があり拡張性も高いです。

❑ ChatGPTで申請フォームを作る際の注意点

• 個人情報は入力しない
• 最終的なExcel構造は必ず手動で確認する
• 会計・人事のルールは企業ごとに異なる
• 自動計算式は動作確認が必要
• シート保護を適切に設定する
• 印刷時のレイアウトを確認する

安全性と品質を確保するために重要なポイントです。

✅ まとめ：ChatGPTでExcel申請フォームを自動作成しよう

最後に、本記事の内容を振り返ります。

• ChatGPTは申請フォームの構造を自然文から自動設計できる
• 必須項目・入力規則・計算式・承認欄も自動生成
• 用途に応じた複数案を出して比較可能
• 部署別・業務別のカスタムも簡単
• RPAやPDF出力前提の設計にも対応
• ChatGPTを使うことでフォーム作成時間が大幅に短縮

ChatGPTを活用すれば、Excel申請フォームの設計は数時間から数分へ。
業務の効率化と標準化を進めるために、ぜひ今日から導入してみてください。