【Excel】印刷しても文字が読みやすいフォント設定のコツ

Excelで帳票や資料を作成していると、「画面では問題ないのに、印刷すると読みにくい」と感じた経験はないでしょうか。
フォントが細すぎる、文字が潰れて見える、数字と文字の区別がつきにくいなど、印刷時の可読性に悩む場面は非常に多いです。

特に実務では、
・上司への提出資料
・社内配布用の帳票
・顧客提出用の資料
など、「印刷して読まれる前提」のExcelファイルが数多く存在します。

この記事では、印刷しても文字が読みやすくなるフォント設定の考え方と具体的な設定方法を、初心者にも分かるように丁寧に解説していきます。
単なるフォント紹介ではなく、「なぜ読みやすくなるのか」「なぜ印刷で見にくくなるのか」という背景まで踏み込んで説明します。

✅ Excelで印刷すると文字が読みにくくなる本当の理由

Excelで作成した表が印刷すると急に読みにくくなるのは、単なる印刷ミスではありません。
多くの場合、画面表示と印刷出力の特性の違いを理解しないまま作成していることが原因です。

画面では拡大・縮小が自由で、ピクセル単位で表示されますが、印刷では紙という物理媒体にインクで再現されます。
そのため、細い線や小さな文字は想像以上に潰れやすく、コントラストも下がります。
特にExcelは「画面作業向け」に設計されているため、印刷を前提にした設定をしないと可読性が落ちやすいのです。
ここを理解せずにフォントだけ変えても、根本的な解決にはなりません。
まずは、印刷で文字が読みにくくなる仕組みを整理していきましょう。

・画面表示と印刷の違い

画面表示では、文字は光（RGB）で表示されます。
一方、印刷ではインク（CMYK）で再現されます。

この違いにより、

• 細い線は印刷で消えやすい
• 小さな文字は潰れやすい
• グレー系はコントラストが弱くなる

といった現象が起こります。

・Excel特有の問題点

Excelは本来「データ入力・計算・分析」を主目的としたツールです。
そのため、Wordのように「印刷レイアウト最優先」ではありません。

結果として、

• フォントサイズが小さくなりがち
• 行間が詰まりやすい
• 列幅優先で文字が圧縮される

といったクセが出やすくなります。

✅ 印刷向きフォントと不向きフォントの考え方

フォント選びは、印刷の読みやすさを左右する最重要ポイントです。
ただし、「見た目がきれい」「おしゃれ」という理由だけで選ぶと、印刷時に失敗しやすくなります。

実務では、情報を正確に、素早く読み取れることが最優先です。
ここでは、印刷向き・不向きのフォントの考え方を整理します。

・印刷に向いているフォントの特徴

印刷向きのフォントには、共通する特徴があります。

• 線が適度に太い
• 文字の形がシンプル
• 数字や記号の判別がしやすい

これらの条件を満たすフォントは、インクで再現しても潰れにくく、視認性が高くなります。

・印刷で避けたいフォントの特徴

一方、次のようなフォントは印刷に不向きです。

• 極端に細い線
• 装飾が多い
• 文字間が詰まりすぎている

画面ではおしゃれに見えても、印刷すると一気に可読性が下がります。

✅ Excelでよく使われるフォントの印刷適性

Excelで標準的に使われるフォントにも、それぞれ特徴があります。

・標準フォントの注意点

Excelの初期設定では、比較的細めのフォントが使われています。
これは画面表示では見やすい一方、印刷では文字が弱く見えやすい傾向があります。

特に、

• 数字が並ぶ表
• 小さな注釈
• 長文コメント

では注意が必要です。

✅ 印刷用にフォントサイズを決める考え方

フォントサイズは「小さく収める」よりも、「読めるか」を基準に決める必要があります。
実務では、つい情報量を優先してサイズを下げてしまいがちですが、これは読みづらさの原因になります。

・最低限確保したい文字サイズ

印刷物として最低限読みやすいとされるサイズには目安があります。

• 本文：9〜10pt以上
• 見出し：11〜12pt以上

これを下回ると、読む側の負担が一気に増えます。

・表を詰め込みすぎない考え方

「1枚に収めたい」という気持ちは分かりますが、
読みづらい資料は結局見てもらえません。

列や行を減らす、用紙サイズを見直すなど、
レイアウト側で調整する意識が重要です。

✅ 行の高さ・列幅とフォントの関係

フォント設定だけでは、印刷の読みやすさは完成しません。
行の高さや列幅とのバランスが非常に重要です。

・行の高さが狭すぎる問題

行の高さが文字ギリギリだと、

• 文字の上下が詰まる
• 行間がなくなる
• 圧迫感が出る

といった問題が発生します。

・適切な余白の重要性

文字の上下左右に余白があるだけで、
可読性は大きく向上します。

参考：【Excel】用紙いっぱいに印刷する方法｜余白をなくして見やすく出力する完全ガイド

✅ 印刷前に必ず確認すべき設定項目

フォント設定と合わせて、印刷前には次の項目も必ず確認しましょう。

・印刷プレビューの確認

画面上ではなく、印刷プレビューで確認することが重要です。
ここで初めて潰れやズレに気づくケースは非常に多いです。

・拡大縮小率の影響

印刷時に縮小率をかけると、
フォントは想像以上に小さくなります。

参考：【Excel】条件付き書式を印刷でも見やすく使う方法【色・罫線の工夫】

✅ 実務でよくある失敗パターンと対策

・小さな数字が読めない

対策として、数字列だけフォントサイズを上げる、
または太字を使うと効果的です。

・注釈が消える

注釈は意外と重要な情報です。
極端に小さくしないよう注意しましょう。

✅ （補足）Excel VBAで印刷フォントを制御する考え方

Excelを自動化する場面では、
フォント設定をVBAで制御するケースも出てきます。

例えば、

• 帳票出力時にフォントを統一
• 印刷用レイアウトを自動調整

といった処理では、
「なぜこのフォント・サイズにするのか」という考え方が重要になります。

画面用と印刷用を分けて考える視点を持つと、
自動化の品質も一段階上がります。

参考：【VBA】印刷設定の方法と活用例

✅ まとめ：印刷を前提にしたフォント設定が資料の質を決める

• 画面と印刷では見え方が大きく違う
• 印刷向きフォントを選ぶことが重要
• フォントサイズは読みやすさ優先
• 行の高さ・余白も必ず調整する
• 印刷プレビューで最終確認する

印刷しても読みやすいExcel資料は、
それだけで「丁寧に作られている」という印象を与えます。
ぜひ、フォント設定を意識して、ワンランク上の資料作成を目指してみてください。

参考：【Excel】条件付き書式の使い方を完全解説【色付け・強調・実務例まで】