【Excel】条件に合うデータを関数で抽出する方法まとめ｜実務で役立つテクニック

Excelでデータを管理していると「条件に一致するデータだけを一覧にしたい」というニーズが必ず出てきます。たとえば「売上10万円以上の商品だけを表示したい」「東京都の顧客リストだけを抽出したい」といったケースです。フィルター機能を使っても抽出は可能ですが、毎回操作するのは手間がかかります。

そんなときに便利なのが 関数を使った抽出方法 です。条件を数式として設定しておけば、データが更新されるたびに自動で抽出結果も切り替わります。この記事では、主要な関数の使い方から応用事例まで詳しく解説します。

✅ Excelで条件に合うデータを抽出できる代表的な関数

条件抽出に使える代表的な関数は以下の通りです。

• FILTER関数：Excel 365以降で利用可能。条件に一致するデータをまとめて抽出。
• IF関数：条件に一致したら値を返す。単純な判定に有効。
• VLOOKUP関数：条件に一致する1件を検索。マスタ参照に便利。
• INDEX関数＋MATCH関数：複雑な検索や複数条件に対応可能。
• SUMIFS関数・COUNTIFS関数：抽出ではなく条件集計に強い。

それぞれの関数を実例とともに解説していきます。

参考：【Excel】検索機能を使い必要なデータをすぐ見つける方法

✅ FILTER関数で条件に一致するデータを一発抽出

・FILTER関数の基本

Excel 365以降で使えるFILTER関数は、条件に一致する行をまとめて抽出できる画期的な関数です。

書式

=FILTER(配列, 条件式, [抽出できないときの値]) 

・実例：売上10万円以上のデータを抽出

=FILTER(A2:C100, C2:C100>=100000, "該当なし")

この式では、売上金額（C列）が10万円以上の行だけを抽出し、該当がない場合は「該当なし」と表示します。

参考：【Excel】【営業向け】売上金額に応じてランクを自動表示するIF関数の使い方｜簡単に業績ランク付け！

・特徴とメリット

• データが追加されても自動で反映
• 複数条件を「*」(AND)や「+」(OR)で指定可能
• 抽出結果が別表として一覧化されるため、レポート作成に最適

・デメリット

• Excel 365以前のバージョンでは使用できない
• 大量データで条件が複雑だと処理が重くなる

✅ IF関数で条件を判定して抽出

・IF関数の基本

=IF(論理式, 真の場合, 偽の場合)

・実例：売上10万円以上なら商品名を表示

=IF(C2>=100000, A2, "")

この式を下にコピーすると、売上が10万円以上の商品名だけが表示され、それ以外は空白になります。

・活用のポイント

• 判定結果をフラグとして残すことで後のフィルター操作が容易になる
• 複数条件も入れ子にすることで対応可能

・デメリット

• データを一覧として抽出するには別処理が必要
• 複雑な条件では数式が長くなり管理が難しい

参考：【Excel】IF関数で「#N/Aならば」を判定する方法とは？エラー制御で見やすいExcel表を作ろう

✅ VLOOKUP関数で特定条件に合う値を取得

・VLOOKUPの基本

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)

・実例：商品コード12345の売上額を取得

=VLOOKUP(12345, A2:C100, 3, FALSE)

商品コードをキーにして売上額（3列目）を抽出します。

・特徴

• マスタ参照や特定条件1件の検索に便利
• 「完全一致」で使うのが基本

・注意点

• 左端列しか検索できない
• 複数条件には対応できない

参考：【Excel】IFNA関数とは？VLOOKUPとの組み合わせで使い方を完全解説！

✅ INDEX関数＋MATCH関数で柔軟に抽出

・基本構造

=INDEX(返したい範囲, MATCH(検索値, 検索範囲, 0))

・実例：商品名から売上額を取得

=INDEX(C2:C100, MATCH("商品A", A2:A100, 0))

・メリット

• 列の位置に依存しない
• 複数条件を組み合わせればVLOOKUPの弱点を補える

・デメリット

• 初心者には少し複雑に感じやすい
• 数式が長くなることがある

参考：【Excel】IFNA関数で複数条件を処理する方法｜VLOOKUP・INDEX/MATCH・IFとの組み合わせでExcel作業を効率化

✅ SUMIFS関数・COUNTIFS関数で条件集計

抽出というより「条件付き集計」に強い関数ですが、分析には欠かせません。

・実例：東京都の売上合計

=SUMIFS(C2:C100, B2:B100, "東京都")

・実例：売上10万円以上の件数

=COUNTIFS(C2:C100, ">=100000")

条件に合うデータの「件数」や「合計」を求めたいときに有効です。

参考：【Excel】SUMIFSによる複数条件の合計方法とは？Excelで精密な集計を実現する関数の使い方

✅ 実務での応用シーン

・営業レポート

特定地域・特定担当者の売上データだけをFILTER関数で抽出し、レポートを自動更新。

・人事管理

IF関数で「勤続5年以上」「評価A」などの条件に合う社員を抽出し、研修対象リストを作成。

・在庫管理

COUNTIFSで「在庫10未満の商品数」を自動カウントし、補充アラートとして利用。

参考：【Excel】【在庫管理】在庫数に応じて発注判断を自動化するIF関数の設定方法｜ムダなく効率的な仕入れを実現

✅ 関数で条件抽出する際の注意点とコツ

• データ範囲をテーブル化しておくと数式管理が容易になる
• 複数条件は「AND」「OR」の構造を正しく理解する
• Excelのバージョンによって利用できる関数が異なる
• 関数が複雑になったら、シンプルに分割して使う方がメンテナンスしやすい

✅ 関数とフィルターの違いを理解する

• 関数の強み：自動更新・別表への出力が可能。繰り返し使う処理に強い。
• フィルターの強み：一時的な抽出や目視で確認したい場合に簡単。

実務では「分析やレポート作成は関数、日常的な確認はフィルター」という使い分けがおすすめです。

■ まとめ：Excelで条件に合うデータを関数で効率的に抽出しよう

Excelでは、関数を使うことで条件に合うデータを自動的に抽出できます。特に FILTER関数 は最新のExcelで非常に強力で、IF・VLOOKUP・INDEX＋MATCHなどと組み合わせることで、複雑な条件でも柔軟に対応可能です。

✅ まとめ：Excel条件抽出は「FILTER関数で一発抽出」「IFやVLOOKUPで部分的検索」を使い分けることで、業務効率を飛躍的に高められる！