【Excel】検索システムを作る方法まとめ｜関数と機能で簡単に実装する手順

Excelを使っていると「大量のデータから特定の値を検索したい」「顧客リストや商品マスタから条件に合う情報を探したい」といったニーズが必ず出てきます。通常の「検索」機能（Ctrl+F）でも探すことはできますが、業務ではもっと効率的に「検索システム」として仕組み化しておくと便利です。

この記事では、初心者でも作れる検索システムの構築方法を解説します。関数や標準機能だけで実現できる手順から、実務での応用例、見やすくする工夫まで丁寧に紹介します。

✅ Excel検索システムを作るメリット

まず、検索システムを作っておくとどんなメリットがあるのか整理しておきましょう。

• 毎回「Ctrl+F」で検索する手間が省ける
• 入力した条件に応じて結果が自動表示される
• 顧客名や商品コードなどを即時に参照できる
• ミスを減らし、業務効率を向上できる
• 他の人と共有する場合でも使いやすい

特に顧客管理、商品マスタ管理、在庫リストなどでは検索システムが大活躍します。

参考：【Excel】検索機能を使い必要なデータをすぐ見つける方法

✅ Excelで検索システムを作る主な方法

Excelで検索システムを作るには、以下の方法がよく使われます。

• 関数を使う方法
  （VLOOKUP、INDEX＋MATCH、FILTERなど）
• フィルター機能を応用する方法
  （オートフィルター、検索条件セルと連動）
• ピボットテーブルで検索用ビューを作る方法

ここでは特に「関数を使った検索システム」に重点を置いて解説します。

参考：【ChatGPT】VLOOKUP関数を自動生成する方法｜手順・聞き方・注意点を徹底解説

✅ VLOOKUP関数で検索システムを作る

・VLOOKUPの基本

VLOOKUP関数は、指定したキーに基づいて表から値を取り出す最も代表的な検索関数です。

書式

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)

・実例：商品コードで商品名を検索

=VLOOKUP(E2, A2:C100, 2, FALSE)

検索ボックス（E2）に商品コードを入力すると、A列の商品マスタから商品名を抽出できます。

・メリットと注意点

• 簡単に検索システムが作れる
• 左端列しか検索できない制約がある
• 列の挿入や削除に弱い

参考：【Excel】VLOOKUP関数を別シートで使う方法とは？｜構文・設定手順・実務活用を徹底解説！

✅ INDEX＋MATCH関数で柔軟な検索システム

・INDEX＋MATCHの基本

=INDEX(返したい範囲, MATCH(検索値, 検索範囲, 0))

・実例：商品名から価格を検索

=INDEX(C2:C100, MATCH(E2, B2:B100, 0))

検索ボックスに商品名を入力すると、対応する価格を表示できます。

・メリット

• 任意の列を検索可能
• 列の順番に依存しない
• 複数条件検索にも対応しやすい

参考：【Excel】IFNA関数で複数条件を処理する方法｜VLOOKUP・INDEX/MATCH・IFとの組み合わせでExcel作業を効率化

✅ FILTER関数で条件に合うデータを一覧表示

Excel 365以降で使えるFILTER関数を使えば、検索結果を複数件まとめて表示する検索システムが作れます。

書式

=FILTER(配列, 条件式, [該当なしの場合])

例：顧客名が「佐藤」のデータを抽出

=FILTER(A2:C100, B2:B100="佐藤", "該当なし")

・特徴

• 一覧形式で複数の結果を表示可能
• データ追加にも自動対応
• OR条件や複数条件も指定できる

参考：【Excel】XLOOKUP関数で複数条件を扱う方法とは？INDEX・FILTERとの違いも解説【実務対応】

✅ 検索システムを見やすくする工夫

ただ関数を設定するだけでは「検索システム」とは言えません。実務では以下の工夫を加えることで使いやすさが大幅に向上します。

・検索ボックスを設置する

専用のセルに「検索値を入力してください」とラベルを付け、誰でも分かりやすく利用できるようにする。

参考：【Excel】開発タブがない？表示されない原因と対処法を初心者向けにわかりやすく解説

・入力補助を付ける

データ入力規則を使って「プルダウンメニュー」を作成すれば、検索条件を選ぶだけで結果が表示される。

・条件付き書式で強調する

検索結果をハイライトすることで、視覚的に見やすい検索システムになる。

参考：【Excel】条件付き書式の基本とは？仕組みと設定方法をわかりやすく解説【初心者向け実務活用例つき】

・別シートに検索画面を作る

データベース用シートと検索画面用シートを分けると、他の人と共有しても安心。

✅ 実務で役立つ検索システムの応用例

・顧客検索システム

顧客コードを入力すると「氏名・住所・電話番号」が表示される仕組みを構築。営業部門で大活躍。

・商品検索システム

商品コードから商品名・単価・在庫数を表示。受発注業務で効率化。

参考：【Excel】【在庫管理】在庫数に応じて発注判断を自動化するIF関数の設定方法｜ムダなく効率的な仕入れを実現

・勤怠検索システム

社員番号を入力すると勤務日数や有給残日数を表示。人事管理に利用可能。

参考：【Excel】【勤怠管理】遅刻・欠勤・早退を自動で判定するIF関数の使い方｜勤怠チェックを効率化！

✅ 検索システムを作る際の注意点

• データ範囲をテーブル化しておくと拡張性が高まる
• 入力ミスを防ぐためにデータ入力規則やプルダウンを併用する
• 大量データを扱う場合は処理が重くなるためシンプルな設計にする
• バージョンによって利用可能な関数が異なる（FILTERやUNIQUEはExcel 365以降）

✅ 関数以外の方法（フィルターやピボット）

検索システムは関数だけでなく、以下の機能でも実現可能です。

• フィルター機能：一時的な検索に便利
• 詳細設定フィルター：複数条件で高度な検索が可能
• ピボットテーブル：データを集計しつつ、特定の値を抽出可能

■ まとめ：Excel検索システムを関数で効率的に作ろう

Excelで検索システムを作るには、VLOOKUP関数・INDEX＋MATCH関数・FILTER関数 を活用するのが基本です。さらに検索ボックスや入力補助を組み合わせれば、実務で使える立派な検索システムに仕上げられます。

✅ まとめ：Excel検索システムは「関数で検索」「見やすく工夫」「応用で業務効率化」がポイント！