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【Excel】特定の文字が含まれる場合に色を付ける方法【条件付き書式】

Excelでデータを扱っていると、「この文字が入っている行だけ目立たせたい」「エラーや注意ワードを一目で判別したい」と感じる場面は非常に多くあります。
特に、コメント欄・備考欄・ステータス列などは、数値ではなく文字列の内容によって判断するケースがほとんどです。

しかし実際には、
「条件付き書式を設定したのに色が付かない」
「一部のセルだけ反映されない」
「思っていた条件と違う範囲が色付けされる」
といったトラブルに直面しがちです。

この記事では、特定の文字が含まれている場合にセルや行へ色を付ける方法を、条件付き書式の基本から実務レベルの応用まで丁寧に解説します。
初心者の方でも再現でき、かつ実務でそのまま使える内容になっています。

✅ Excelで特定の文字が含まれる場合に色を付ける基本仕組み

条件付き書式は「数値」だけでなく、「文字列の判定」にも非常に強力です。
ただし、正しい考え方を理解していないと、設定できたつもりでも意図通りに動きません。

多くの方がやってしまいがちな失敗は、
「文字が完全一致する条件」と「文字が含まれている条件」を混同してしまうことです。

ここを理解しないまま進むと、
一部のセルだけ色が付かない
データを追加した途端に崩れる
といった問題が必ず発生します。

まずは、条件付き書式がどのように文字を判定しているのかを整理しましょう。

・条件付き書式で「文字を含む」を判定する考え方

条件付き書式では、次の2つの方法で文字判定を行えます。

  1. Excelが用意している「特定の文字列」ルールを使う
  2. 関数を使って「含まれているか」を判定する

どちらも使えますが、実務では関数を使う方法の方が圧倒的に柔軟です。

✅ 「特定の文字列」を使って色を付ける基本操作

まずは最もシンプルな方法から確認しましょう。
Excel標準機能だけで設定できるため、初心者の方にもおすすめです。

・条件付き書式（特定の文字列）の設定手順

  1. 色を付けたいセル範囲を選択する
  2. 「ホーム」タブをクリック
  3. 「条件付き書式」をクリック
  4. 「セルの強調表示ルール」を選択
  5. 「文字列」をクリック
  6. 「次の値を含む」に判定したい文字を入力
  7. 書式（色）を選択して「OK」

これだけで、指定した文字が含まれるセルに色が付きます。

・この方法のメリットと注意点

メリット
・操作が簡単
・関数の知識が不要

注意点
・条件が1つしか設定できない
・列をまたいだ判定ができない
・行全体に色を付けることができない

つまり、実務でよくある「行全体を色付けしたい」ケースには不向きです。

✅ 関数を使って「特定の文字が含まれるか」を判定する方法

実務で最も使われるのが、関数を使った条件付き書式です。
ここを理解すると、応用の幅が一気に広がります。

条件付き書式では、数式を使って TRUE / FALSE を判定します。

・SEARCH関数を使う基本構文

文字が含まれているかを調べる代表的な関数が SEARCH です。

例として、A2セルに「エラー」という文字が含まれているかを判定する場合、

"=SEARCH("エラー", A2)"

SEARCH関数は、
・見つかった場合 → 数値を返す
・見つからない場合 → エラー

という挙動をします。

・ISNUMBER関数と組み合わせる理由

条件付き書式では、TRUE / FALSE が必要です。
そのため、次のようにします。

"=ISNUMBER(SEARCH("エラー", A2))"

この式が TRUE のときに色を付ける、という仕組みです。

✅ 関数を使った条件付き書式の設定手順（実務向け）

ここからは、実際の設定手順を整理します。

・設定手順

  1. 色を付けたいセル範囲を選択
  2. 「条件付き書式」→「新しいルール」をクリック
  3. 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択
  4. 数式欄に次のように入力

"=ISNUMBER(SEARCH("エラー", A2))"

  1. 書式を設定して「OK」

これで、A2セルに「エラー」が含まれている場合に色が付きます。

参考：【Excel】条件付き書式の基本とは？仕組みと設定方法をわかりやすく解説【初心者向け実務活用例つき】

✅ 行全体に色を付けたい場合の実務テクニック

実務では、セル単体ではなく行全体を色付けしたいケースが圧倒的に多いです。
しかし、ここでつまずく方が非常に多くいます。

原因は、相対参照と絶対参照の理解不足です。

・行全体に色を付ける数式例

たとえば、B列に「NG」という文字が含まれていたら、行全体を色付けしたい場合。

数式は次のようになります。

"=ISNUMBER(SEARCH("NG", $B2))"

ポイントは、
・列（B）を固定する
・行番号は固定しない

この設定により、行ごとに正しく判定されます。

参考：【Excel】条件付き書式で行全体に色を付ける方法【実務向け完全解説】

✅ 複数の文字が含まれる場合に色を付ける方法

「エラー」または「NG」など、複数条件をまとめて判定したい場面も多くあります。

・OR関数を使った例

"=OR(ISNUMBER(SEARCH("エラー", A2)), ISNUMBER(SEARCH("NG", A2)))"

このようにすることで、どちらか一方が含まれていれば色が付きます。

・注意点

条件を増やしすぎると、
・管理が難しくなる
・修正時にミスが出やすい

という問題が起きます。
実務では、判定用の列を作る設計も有効です。

✅ 大文字・小文字を区別したい場合の判定方法

SEARCH関数は大文字・小文字を区別しません。
区別したい場合は FIND 関数を使います。

・FIND関数を使った例

"=ISNUMBER(FIND("Error", A2))"

この設定により、
「Error」は反応する
「error」は反応しない
という判定が可能です。

参考：【Excel】行を条件に当てはまったら自動で色付けする方法｜見やすい表を作る実践テクニック

✅ 空白・数式結果・エラーが混在する場合の対処法

実務データでは、
・空白
・数式結果
・エラー値

が混在していることが珍しくありません。

そのまま条件付き書式を設定すると、
意図しないセルに色が付くことがあります。

・IFERRORを使った安定化例

"=IFERROR(ISNUMBER(SEARCH("注意", A2)), FALSE)"

これにより、
エラーが発生しても FALSE 扱いになり、
表示崩れを防げます。

参考：【Excel】IFERROR関数で空白を返す方法｜エラー時にすっきり見せる実務テクニック

✅ 条件付き書式が反映されない原因とチェックポイント

「設定したのに色が付かない」という場合、次を確認してください。

  • 適用範囲がずれていないか
  • 数式の参照セルが正しいか
  • 全角・半角が混在していないか
  • 条件付き書式の優先順位

特に適用範囲のズレは非常に多いミスです。

✅ 実務での活用例：ステータス管理・チェック表

この仕組みは、次のような業務で活躍します。

  • ステータス列の進捗管理
  • エラー・警告行の強調表示
  • 問い合わせ対応の優先度判定

視覚的に判断できるため、
作業スピードとミス防止に直結します。

✅ RPA・UiPathと組み合わせた考え方（後半応用）

Excelの条件付き書式は、
RPAと組み合わせることでさらに威力を発揮します。

例えば、
・特定の文字が含まれる行だけを抽出
・色が付いた行を処理対象にする
といった設計が可能です。

Excel側で人が見て判断しやすい状態を作り、
RPA側で機械処理を自動化する。

この役割分担は、実務自動化の王道パターンです。

 

✅ まとめ：Excelで特定の文字を含むセルを色分けして業務効率を高めよう

  • 条件付き書式は文字判定にも使える
  • 実務では関数を使った設定が必須
  • 行全体の色付けは参照設定が重要
  • 複数条件・エラー対策まで考えると安定する
  • RPAと組み合わせることで自動化にも活用できる

特定の文字を条件に色分けできるようになると、
Excelは「ただの表」から「判断できるツール」へ進化します。

ぜひ、日々の業務データに取り入れてみてください。

参考：【Excel】「セルに特定の文字が入っていたら」複数条件を判定する方法｜IF・OR・SEARCH関数

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