【Excel】特定の文字を入れると自動で文字が出る仕組み｜IF関数で自動表示を実現する方法

Excelを使っていると、「ある文字を入力したら自動で別の文字を表示したい」という場面があります。
たとえば、

• 「A」と入力したら「承認済」と自動で表示したい
• 「NG」と入力したら「要再確認」と表示させたい
• 「男」「女」と入力したら「男性」「女性」と表示したい
• 「1」を入力したら「完了」、それ以外は「未完了」など

このように「特定の文字を入れると文字が出る」仕組みは、IF関数をはじめとするExcelの標準関数だけで簡単に実現できます。

この記事では、IF関数を使った基本構文から、複数条件・部分一致・自動変換の応用例までを詳しく解説します。
データ入力を自動化したい方や、RPA・Power Automateなどと連携して処理を効率化したい方にもおすすめの内容です。

✅ 基本：IF関数で「特定の文字を入れると文字が出る」を実現する

最も基本的な方法は、IF関数を使って「もし〇〇なら△△」という条件を設定することです。

・構文

"=IF(論理式, 真の場合の値, 偽の場合の値)"

・例

"=IF(A2="A","承認済","未承認")"

この式では、A2に「A」と入力されたら「承認済」と表示され、
それ以外の文字や空白の場合は「未承認」と表示されます。

IF関数を使うことで、入力内容に応じて自動で別の文字を表示する仕組みが作れます。

・もう少し複雑な例

"=IF(A2="OK","完了",IF(A2="NG","要確認","未判定"))"

この式では、A2の入力に応じて自動で判定を変えられます。

このようにIF関数を「入れ子」にすることで、複数条件にも対応可能です。

✅ IFS関数で複数条件をスッキリ書く（Excel 2019以降）

Excel 2019以降やMicrosoft 365では、IFS関数を使うと入れ子のIFをスッキリ書けます。

"=IFS(A2="A","承認済",A2="B","保留",A2="C","未承認")"

IFS関数では、条件と結果をペアで並べるだけなので、
条件が増えても見やすく、修正も簡単です。

✅ 部分一致で文字を出す（SEARCH関数と組み合わせ）

「Aで始まる」「〇〇を含む」など、部分的な一致条件にも対応したい場合は、
SEARCH関数を組み合わせます。

"=IF(ISNUMBER(SEARCH("返品",A2)),"要確認","OK")"

・解説

• SEARCH("返品",A2)：A2の中に「返品」という文字がある位置を返す
• ISNUMBER関数：検索結果が数値ならTRUE（含まれている）
• IF関数：TRUEなら「要確認」、FALSEなら「OK」

たとえばA2が「返品依頼あり」であれば「要確認」と表示されます。
部分一致の自動判定に使える定番パターンです。

参考：【Excel】「セルに特定の文字が入っていたら」複数条件を判定する方法｜IF・OR・SEARCH関数

✅ 複数の文字パターンを判定する（OR関数の応用）

「AまたはBが入力されたら同じ結果を出したい」ときは、OR関数を組み合わせます。

"=IF(OR(A2="A",A2="B"),"承認対象","対象外")"

A2に「A」または「B」が入力された場合、「承認対象」と自動表示されます。
部署コード・区分コードなどの入力自動化に最適です。

参考：【Excel】IF関数で複数条件を指定する方法とは？AND・OR・IFSまで完全ガイド！

✅ 「特定の文字を入れたら自動で別セルに文字を出す」方法

自動入力は同じセル内だけでなく、別のセルに結果を出すこともできます。

たとえば、A列に入力された文字に応じてB列に自動で文字を出したい場合：

B2に以下を入力します。
"=IF(A2="A","完了","未完了")"

このように、入力セル（A列）と出力セル（B列）を分けることで、
表の構造を保ちながら自動出力を実現できます。

実務では、入力担当と確認担当を分ける表などでよく利用されます。

✅ 特定の数値入力でも文字を出せる

IF関数は文字列だけでなく、数値にも対応します。

"=IF(A2>=80,"合格","不合格")"

この式では、A2の数値が80以上なら「合格」、それ以外なら「不合格」と表示。
点数・在庫数・売上金額などの判定に幅広く活用できます。

✅ 空白セルのときに自動で文字を出す

空欄のままだと分かりづらい表に対して、空白セルに自動でメッセージを出すことも可能です。

"=IF(A2="","未入力","入力済")"

A2が空欄なら「未入力」、入力されていれば「入力済」と自動表示。
入力チェックや進捗確認に役立ちます。

参考：【Excel】空白セルを正しく判定する方法とは？ISBLANK／=""／COUNTAの違いと使い分けを解説

✅ 入力内容に応じて別の列から文字を呼び出す（VLOOKUP関数）

もし「入力文字に対応した内容を自動で出したい」場合、
IF関数よりもVLOOKUP関数を使う方が効率的です。

・例

上記のようなマスタ表を別シート（例：「マスタ」）に作成し、
次の式を入力します。

"=VLOOKUP(A2,マスタ!A:B,2,FALSE)"

A2に「B」と入力すると、「保留」と自動表示されます。
条件が多い場合、IF関数よりもVLOOKUPの方が管理しやすくなります。

✅ TEXTJOIN関数で「複数条件を満たしたら自動で文字を出す」

複数条件が同時に成立したときに、複数の文字をまとめて表示したい場合は、
TEXTJOIN関数を使います。

"=TEXTJOIN("、",TRUE,IF(A2="A","承認",IF(B2="完了","完了報告","")))"

これにより、

• A列が「A」なら「承認」
• B列が「完了」なら「完了報告」
• 両方該当する場合は「承認、完了報告」

と自動で表示されます。
複数条件の自動表示に強いテクニックです。

参考：【Excel】セルの文字列を結合する方法｜関数・演算子・TEXTJOIN・実務活用まで徹底解説

✅ SUBSTITUTE・CONCATで自動変換を作る（入力文字を置き換え）

「入力した文字を別の文字に自動変換」したいときは、
SUBSTITUTE関数を使うと便利です。

"=SUBSTITUTE(A2,"NG","要確認")"

A2に「NG」と入力された場合、自動で「要確認」に置き換えて表示。
簡単な自動変換ルールを作りたいときに役立ちます。

✅ データの入力規則＋リストで自動表示を補助

特定の文字入力を自動表示と組み合わせるなら、データの入力規則を使うのも効果的です。

・操作手順

1. 対象セルを選択
2. [データ] → [データの入力規則] → 「リスト」を選択
3. 「元の値」に「OK,NG,保留」などを入力

これでドロップダウンメニューが表示され、
入力ミスを防ぎながら特定の文字を選択できるようになります。
さらにIF関数と組み合わせれば、選択結果に応じた自動表示も可能です。

✅ 実務での応用例：自動判定シートを作る

Excelで「特定の文字を入れると文字が出る」機能を使うと、
手入力の手間を大幅に削減できるほか、誤入力を防げます。

活用例

• 進捗管理表：「完」「済」「未」で自動的に「完了」「作業中」「未着手」と表示
• アンケート集計：「○」「×」を入力すると「賛成」「反対」と表示
• 品質管理：「NG」と入れると「再検査」と表示
• 営業報告：「A」「B」「C」でランクや評価を自動反映

このように、Excel内で自動応答的に文字を出せることで、
報告・集計・確認作業がスムーズになります。

✅ RPAやPower Automateとの組み合わせで完全自動化も可能

Excelで「入力 → 自動出力」の仕組みを整えると、
UiPathやPower AutomateなどのRPAツールと連携してさらに効率化できます。

例えば：

• 入力セルに「NG」が入ったら、自動でSlackやメールに通知
• 「完了」と入力された行を別シートに転記
• 「保留」になっている案件を毎朝自動で抽出

このように、Excelの自動出力をトリガーにして外部自動化を動かすことで、
業務全体の自動化フローが構築できます。

✅ まとめ：Excelで「特定の文字を入れると文字が出る」仕組みを使いこなそう

• IF関数で「条件に応じて自動表示」を作れる
• IFS関数を使えば複数条件もスッキリ書ける
• SEARCH関数で「含む」や「部分一致」も対応可能
• VLOOKUPで入力内容に対応したマスタ表示を自動化
• 入力規則と組み合わせれば誤入力防止にも効果的
• TEXTJOIN・SUBSTITUTEで応用的な自動変換も可能
• RPAとの連携で業務全体の自動化も実現できる

Excelで「特定の文字を入れると文字が出る」機能を活用すれば、
入力作業の効率化・自動化・可視化が一気に進みます。

手作業での確認や入力を減らし、
“入力した瞬間に正しい結果が出る”スマートなExcelシートを作ってみてください。