【Excel】PDFを取り込む方法【データを活用するテクニック】

業務でPDFファイルを扱う機会は年々増えています。
請求書、見積書、帳票、報告書、Webからダウンロードした資料など、「元はExcelで作られたはずなのに、手元にはPDFしかない」 という状況は珍しくありません。

このような場面で多くの人が行っているのが、
PDFを見ながらExcelに手入力する、という方法です。
しかしこのやり方は、時間がかかるうえに入力ミスも起きやすく、決して効率的とは言えません。

実はExcelには、PDFを取り込んでデータとして活用するための機能や考え方が用意されています。
ただし、方法を誤ると「取り込めたけど使えない」「レイアウトが崩れてしまう」といった問題が発生しがちです。

この記事では、ExcelでPDFを取り込む方法を、
基本的な仕組み・正しい操作・実務で使えるテクニック・失敗しない考え方まで含めて詳しく解説します。
最後まで読むことで、PDFを「見るだけの資料」から「使えるデータ」に変える力が身につきます。

✅ ExcelでPDFを取り込む前に理解すべき前提

PDFをExcelに取り込む際、多くの人が「そのまま表として読み込める」と期待してしまいます。
しかし、PDFはExcelとは根本的に性質が異なるファイル形式です。
この違いを理解せずに操作すると、「なぜうまくいかないのか分からない」状態に陥ります。
実務では、この前提理解の有無が作業効率を大きく左右します。
まずは、PDFとExcelの違いを整理しましょう。

・PDFは「見た目」を保存する形式

PDFは、
見た目をそのまま再現することを目的としたファイル形式です。

• 表に見えても、実際は線と文字の集合
• 行や列の概念がない場合も多い

つまり、Excelのように「セル構造を持ったデータ」ではありません。

・取り込み結果はPDFの作られ方に強く依存する

PDFが、

• Excelから作られたものか
• スキャン画像か
• システム帳票か

によって、取り込みやすさは大きく変わります。

✅ Excel標準機能でPDFを取り込む方法の全体像

Excelには、PDFを取り込むための標準機能が用意されています。
この機能を使えば、外部ツールを使わずにPDFをデータ化できます。
ただし、万能ではないため、向き・不向きを理解することが重要です。
ここでは、全体像を整理します。

・ExcelのPDF取り込み機能の特徴

• PDFを表として認識しようとする
• 列や行を自動判別する
• 編集前にプレビューで確認できる

一方で、

• レイアウトが複雑だと崩れやすい
• すべてのPDFに対応できるわけではない

という制約もあります。

✅ PDFをExcelに取り込む基本手順

まずは、最も基本的なPDF取り込み手順を確認します。
この手順を正しく理解していれば、多くのPDFでデータ化が可能です。
逆に、この手順を知らずにコピー＆ペーストをすると、無駄な手直しが増えます。
一度しっかり押さえておきましょう。

・操作手順：PDFをExcelに取り込む

1. Excelを起動する
2. 「データ」タブをクリック
3. 「データの取得」→「ファイルから」→「PDFから」を選択
4. 取り込みたいPDFファイルを指定
5. ナビゲーター画面で表やページを確認
6. 取り込みたいデータを選択
7. 「読み込み」または「変換」を実行

これにより、PDF内のデータがExcelに取り込まれます。

・ナビゲーター画面の見方

ナビゲーターには、

• ページ単位
• 表単位

で候補が表示されます。
ここで正しく選ばないと、不要なデータまで取り込まれます。

✅ 表として取り込めるPDFと取り込めないPDFの違い

PDF取り込みで最も重要なのが、
「そのPDFがデータを持っているかどうか」
です。

・取り込みやすいPDFの特徴

• ExcelやCSVから作成されたPDF
• 表の罫線が明確
• 行・列が整っている

このタイプは、高確率で表として取り込めます。

・取り込みにくいPDFの特徴

• スキャンされた画像PDF
• 文字が画像として保存されている
• レイアウトが複雑

この場合、Excelだけでの対応は難しくなります。

参考：【Excel】PDFから表データを正しく取り込む方法｜崩れない手順と実務での注意点を完全解説

✅ PDF取り込み後に必ず行うべきデータ確認

PDFを取り込めたとしても、
そのまま使える状態とは限りません。
むしろ、取り込み後の確認こそが重要です。
ここを怠ると、誤ったデータを使い続けることになります。
実務で必須の確認ポイントを整理します。

・列ズレ・結合セルの確認

• 列がずれていないか
• 本来1列のデータが分割されていないか

PDF由来のデータでは、特に起きやすい問題です。

・数値が文字列になっていないか

PDF取り込みでは、

• 数値が文字列として扱われる
• 桁区切りが影響する

といったケースが多くあります。

参考：【Excel】CSVデータを自動で取り込む方法｜データタブ活用と自動化テクニック

✅ レイアウトが崩れる原因と考え方

「取り込めたが、レイアウトがぐちゃぐちゃ」
これはPDF取り込みで最も多い悩みです。
しかし、原因を理解すれば、対処法も見えてきます。
ここでは、崩れの原因を整理します。

・PDFの作り方が原因の場合

• セルの位置を細かく調整している
• 罫線ではなく空白で表現している

このようなPDFは、Excelが正しく判断できません。

・Excel側の自動判別の限界

Excelは完璧ではありません。
「それっぽく」判断しているため、
必ずしも期待どおりにはなりません。

参考：【Excel】PDFに変換するとレイアウトが崩れる原因と対策｜ずれる・切れる・縮むを完全解説

✅ PDF取り込み後のデータを活用するテクニック

PDFをExcelに取り込む目的は、
その後にデータを活用することです。
ここを意識しないと、単なる変換作業で終わってしまいます。
実務で役立つ考え方を整理します。

・元データと加工データを分ける

• 取り込み直後のデータは残す
• 別シートで加工する

これにより、再取り込みや修正が楽になります。

・PDF由来データは「信用しすぎない」

必ず、

• 件数
• 合計値

などを確認し、
元PDFと突き合わせる
ことが重要です。

✅ PDFがスキャン画像の場合の現実的な対応

スキャンPDFの場合、
Excelの標準機能では限界があります。
この場合の考え方を整理しておくことも重要です。

・Excelでは文字認識できない

スキャン画像は、

• 文字ではなく画像
• 表構造が存在しない

ため、Excelでは直接データ化できません。

・実務での割り切り方

• 再作成を依頼する
• 元データの入手を試みる
• 作業工数を見積もる

無理にExcelで完結させようとすると、時間を浪費します。

参考：【Excel】TXTファイルを正しく読み込む方法（区切り・固定長対応）

✅ 定期業務でPDF取り込みを安定させる考え方

月次帳票など、
定期的にPDFを取り込む業務では、
毎回やり方を変えるのは非常に危険です。

・定期業務で起きやすい問題

• レイアウト変更に気づかない
• 取り込み範囲が変わる
• 担当者ごとに結果が違う

・安定運用のためのポイント

• 取り込み手順を固定する
• チェック項目を決める
• 例外対応を事前に決める

✅ PDF取り込みでよくある失敗パターン

最後に、実務で特に多い失敗を整理します。
事前に知っておくだけで、無駄なやり直しを防げます。

・「取り込めた＝正しい」と思い込む

必ず確認工程が必要です。

・PDFの種類を見極めない

スキャンPDFを無理に取り込もうとすると、失敗します。

✅ まとめ：PDFを「使えるデータ」に変える本質

• PDFは見た目を保存する形式
• Excelは構造化されたデータを扱う
• 取り込み結果はPDFの作られ方に依存する
• 取り込み後の確認が最重要
• 定期業務では手順とルールを固定する

ExcelでPDFを取り込む作業は、
単なる変換ではなく データ活用の入り口 です。

正しい考え方を身につければ、
手入力にかけていた時間を大幅に削減し、
Excel業務の質を一段階引き上げることができます。

参考：【Excel】CSVが正しく表示されない時のチェックポイントまとめ｜文字化け・列ズレ・0消失