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【Excel】外部データの取り込みを自動化する方法

Excelは単なる表計算ソフトではなく、外部データを取り込み、自動で更新・管理できる強力なツールでもあります。
特に業務で、

  • 日々更新される売上データ

  • 外部システムから出力されるCSV・TXTファイル

  • Web上の公開データやAPI連携データ

などを取り扱う場面では、手動で開いて貼り付ける作業を自動化できれば、作業負荷を大幅に削減できます。

本記事では、Excelに外部データを自動で取り込む方法について、初心者から中級者向けにわかりやすく、手順・注意点・応用例まで詳しく解説します。

なぜ外部データの取り込みを自動化する必要があるのか?

毎回ファイルを手動で開いてコピペしていては、

  • 作業に時間がかかる

  • ミスが発生しやすい

  • 担当者依存になりやすい

といった問題が発生します。

外部データ取り込みを自動化するメリットは非常に大きく、

  • 業務時間の短縮

  • データの精度向上

  • 担当者変更にも強い運用体制

が実現できます。

【Excel】CSVファイルを出力する方法|保存手順から文字化け・0落ち対策

✅ Excelで外部データを取り込む主な方法

Excelには、標準機能や拡張機能を活用して外部データを取り込む仕組みがいくつかあります。

 

方法特徴
Power Queryを使うノーコードで高度な自動化が可能
外部データ接続(ODBC)を使うデータベース連携向き
VBAマクロで取り込むカスタマイズ自由度が高い

この記事では、特に実用性が高いPower QueryVBAマクロを中心に解説していきます。

【Excel】CSVファイルをExcelで開く設定方法|正しく開いて文字化けやデータ崩れを防ぐ

✅ Power Queryを使って外部データを自動取り込みする方法

Power Queryは、Excelに標準搭載されているデータ取得・変換ツールです。
ノーコードでデータ取り込みから整形・更新までを自動化でき、非常に便利です。

手順1:CSV・Excelファイルを取り込む

  1. Excelを開く

  2. データ」タブ → 「データの取得」→「ファイルから」→「CSV/Excelブックから

  3. ファイルを選択

  4. プレビュー画面が表示されるので、必要に応じて「データの変換」をクリック

  5. クエリエディタで不要な列の削除や型の変更を行う

  6. 閉じて読み込む」をクリックして取り込み完了

手順2:Web上のデータを取り込む

  1. データ」タブ → 「データの取得」→「Webから

  2. 取り込みたいURLを入力

  3. 表形式で取得できるデータを選択

  4. 必要に応じて変換処理を施し、Excelに取り込む

ポイント

  • 取り込んだ後は、「更新」ボタン一つで最新データを反映できる

  • データ整形処理も記録できるため、手作業不要

  • フォルダ全体を指定すれば、複数ファイルを一括でまとめることも可能

Power Queryを使うことで、毎日手動で開いてコピーしていた作業が完全自動化できます。

VBAマクロを使って外部ファイルを取り込み自動化する方法

さらに細かい制御をしたい場合や、ボタン一つで複数処理を走らせたい場合には、VBAマクロの活用がおすすめです。

サンプルVBAコード:CSVファイル取り込み自動化

Sub CSVを取り込んで保存()

Dim filePath As String
Dim ws As Worksheet

filePath = Application.GetOpenFilename("CSVファイル (*.csv),*.csv")
If filePath = "False" Then Exit Sub

Set ws = ThisWorkbook.Sheets(1) ' 取り込み先シート指定

With ws.QueryTables.Add(Connection:="TEXT;" & filePath, Destination:=ws.Range("A1"))

.TextFileParseType = xlDelimited
.TextFileCommaDelimiter = True
.TextFilePlatform = 65001 ' UTF-8対応
.Refresh BackgroundQuery:=False

End With

End Sub

このマクロを使えば、

  • CSVファイルを選択

  • 自動でデータを取り込み

  • セルに整然とデータを展開

という流れを自動で実行できます。

どちらを使うべきか?Power QueryとVBAの使い分け

 

項目Power QueryVBAマクロ
ノーコード対応できるコード記述が必要
柔軟なカスタマイズ限界ありかなり柔軟に対応できる
エラー処理ある程度自動手動でエラー処理コードを書く必要あり
定型業務への適合高い非常に高い

基本的には、Power Queryで足りるならそれを使い、より高度な処理が必要な場合のみVBAで補完する、という考え方がおすすめです。

外部データ取り込みを自動化するときの注意点

  • データソースの変更に対応できる設計にする

  • ファイル名や保存場所が毎回変わる場合、動的指定を組み込む

  • 取り込んだデータの型(文字列/数値/日付)を適切に変換する

  • エラーが出た場合に備えてバックアップを取る

特にPower Queryでは、元ファイルの列構成が変わるとエラーになるため、事前の確認が大切です。

実際の活用例

  • 毎朝、自動で売上データ(CSV)を取り込み、最新レポートを生成

  • 外部システムから出力された在庫データを定時で取り込み、在庫表を更新

  • Webスクレイピングで公開情報を定期的に自動取得

こうした作業が自動化されれば、人的ミスも減り、業務効率は飛躍的に向上します。

まとめ:Excelの外部データ取り込み自動化で業務をスマートに!

外部データ取り込みは、Excelの標準機能だけでも十分に自動化できます。

  • 毎回手作業でファイルを開いてコピーする手間をゼロに

  • データミス・漏れを防ぎ、精度の高い業務遂行を実現

  • Power QueryやVBAで、さらに高度な自動化にも挑戦可能

最初は小さな取り込み作業からでもOKです。

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