ChatGPT活用術 Power Automate

【ChatGPT】メール文を自動生成！Power Automate連携の実例

ビジネスにおいてメールの作成は欠かせない業務の一つですが、毎日のように繰り返し作業することで多くの時間を消費してしまいます。「もっと効率的にメール文を作りたい」と思ったことはありませんか？
近年注目されているのが、Microsoftの自動化ツール「Power Automate」と、AI文章生成サービス「ChatGPT」を連携させる方法です。これにより、受信した情報を元にChatGPTが自動でメール文を作成し、Power Automateが送信までを担う仕組みを実現できます。本記事では、初心者でも理解しやすいように、ChatGPTとPower Automateを組み合わせた「メール文自動生成の実例」と「導入手順」を徹底的に解説していきます。

✅ ChatGPTでメール文を自動生成するメリット

・時間短縮と業務効率化

毎日の報告メールや問い合わせ対応メールを一つずつ手作業で作成するのは大変です。ChatGPTに任せれば、メール文の草案が瞬時に生成されるため、担当者は最終確認だけで済みます。結果として作業時間を大幅に削減できます。

・自然で読みやすい文章の提供

AIが自動で作成するメール文というと「機械的な文章」をイメージする方もいますが、ChatGPTは自然で人間らしい表現が得意です。受信者にとって違和感のない、むしろ丁寧でわかりやすい文章が生成されます。

・用途に応じた柔軟な対応

「社内向けの簡潔な報告」「取引先向けの丁寧な挨拶」など、プロンプトに指示を加えることでメール文のトーンを自在に変えることができます。状況に応じて適切な表現を自動で切り替えられるのは大きな強みです。

参考：【Power Automate Desktop】現在の日時を取得してファイル名に使用する方法

✅ Power AutomateとChatGPTを連携する準備

・Microsoft Power Automateの利用環境

Power AutomateはMicrosoft 365ユーザーであれば簡単に利用できます。サインインしてフローを作成するだけで、自動化の仕組みを構築可能です。

・OpenAI APIキーの取得

ChatGPTを利用するためには、OpenAIが提供するAPIキーが必要です。OpenAI公式サイトにサインアップし、APIキーを発行して控えておきましょう。

・活用シナリオを明確にする

「受信メールを要約して返信文を自動作成する」「毎朝の進捗報告をAIに作成させる」など、具体的な利用シーンを決めておくと、後のフロー設計がスムーズになります。

✅ ChatGPTとPower Automateを連携してメール文を自動生成する手順

ここでは、「Outlookで受信した内容をChatGPTに渡して返信文を自動生成し、下書きとして保存する」 という実例をベースに手順を解説します。

・フローを新規作成する

  1. Power Automateにログイン
    MicrosoftアカウントでPower Automateにアクセスし、ダッシュボードから「+作成」をクリックします。
  2. トリガーを設定する
    「Outlookで新しいメールを受信したとき」を選択します。これにより受信メールを自動的に処理する流れがスタートします。
  3. HTTPアクションを追加
    新しいステップで「HTTP」を選び、ChatGPT APIを呼び出す設定を行います。

  4. リクエスト本文を設定する
    Bodyに以下のようなJSONを入力します。

    {
  "model": "gpt-4o-mini",
  "messages": [
    {"role": "system", "content": "あなたはプロのメールライターです。"},
    {"role": "user", "content": "以下のメール内容に対して、丁寧な返信文を作成してください: [メール本文]"}
  ]
}

    [メール本文]の部分には、トリガーで取得した受信メールの本文を動的コンテンツとして挿入します。

  5. 結果をメールに反映させる
    ChatGPTの出力を取得し、次のアクションとして「下書きを作成」または「メール送信」を設定します。これで返信文が自動生成され、送信前に内容を確認できるようになります。
  6. テストと調整
    実際にテストを実行し、メール文が期待通りに生成されるかを確認します。必要に応じてプロンプトの指示を修正すると、精度が高まります。



✅ ChatGPT×Power Automateによるメール文生成の実例

・問い合わせメールの自動応答

顧客から届いた問い合わせ内容をChatGPTに渡し、自動で一次返信を作成。担当者は内容を確認して承認するだけなので、対応が迅速になります。

・社内報告メールの自動化

各部署から届いた報告メールをChatGPTで要約し、管理者宛てに整理された文面を自動生成。複数の情報をまとめる作業が格段に効率化されます。

・定型連絡メールの作成

毎週の定例会議案内や進捗共有など、定型的な連絡文をChatGPTに生成させることで、担当者は送信作業にかける時間をほぼゼロにできます。

✅ 導入時に注意すべきポイント

・情報漏洩リスク

ChatGPTに渡すデータは外部に送信されるため、機密情報や個人情報の取り扱いには十分注意が必要です。

・API利用料金

OpenAI APIは従量課金制です。大量のメールを自動処理する場合、コストが増える可能性があるため、利用回数や対象範囲をあらかじめ設計しましょう。

・人による最終チェック

自動生成されたメール文はあくまでAIの提案です。そのまま送信せず、必ず人が確認してから送ることをおすすめします。

■ まとめ：ChatGPT×Power Automateでメール業務を効率化しよう

  • ChatGPTで自然なメール文を自動生成できる
  • Power Automateと組み合わせれば、受信メールの処理から返信文の作成まで自動化可能
  • 問い合わせ対応や社内報告など、多様な場面で活用できる
  • 情報漏洩リスクやコストに注意し、必ず最終確認を人が行うのが重要

ChatGPTとPower Automateを連携すれば、これまで時間を奪われていたメール作成業務が一気に効率化されます。まずは小さなフローから導入し、実際の業務に合わせて徐々に活用範囲を広げていくのがおすすめです。

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