【Excel】決まった文字を自動で入れる方法｜IF・オートフィル・関数を使った自動入力テクニック

日々のExcel業務で、「特定の条件を満たしたときに決まった文字を自動で入力したい」と思ったことはありませんか？
例えば、

• 入力した数値が80以上なら「合格」と表示したい
• 空白セルに自動で「未入力」と表示させたい
• 別の列の値に応じて自動で「A」「B」「C」などのコードを入れたい

このような「決まった文字を自動で入れる」処理は、
IF関数・オートフィル・データの入力規則・VLOOKUP関数などを活用することで簡単に実現できます。

この記事では、Excel初心者でも理解しやすいように、
「条件に応じて自動入力する」「セルの内容を参照して文字を自動表示する」などの手法を、
実務に役立つ具体例を交えて徹底解説します。

✅ 基本：IF関数で条件に応じて決まった文字を自動入力する

最もよく使われるのはIF関数を使った方法です。
ある条件を満たしたときに特定の文字を表示し、それ以外は別の文字（または空白）を返します。

・構文

"=IF(論理式, 条件を満たすときの値, 満たさないときの値)"

・例①：点数が80以上なら「合格」、それ以外は「不合格」

"=IF(A2>=80,"合格","不合格")"

A2の点数が80以上なら「合格」と表示し、79以下なら「不合格」と表示されます。
自動で判定結果を入力できるため、試験や評価表などで非常に便利です。

・例②：空欄の場合に「未入力」と表示

"=IF(A2="","未入力",A2)"

A2が空白なら「未入力」と表示し、文字や数値がある場合はそのままの内容を表示します。
データ入力漏れを見逃さないチェック機能として使えます。

・例③：条件を増やして3段階表示（IF関数の入れ子）

"=IF(A2>=80,"A",IF(A2>=60,"B","C"))"

点数によって自動で「A」「B」「C」を表示。
IFを入れ子にすれば複数条件を柔軟に設定できます。

参考：【Excel】【成績処理】複数教科の合否判定をIF関数で自動化する方法（合格／再試験／不合格）

✅ 複数条件を整理するならIFS関数（Excel 2019以降）

Excel 2019以降では、入れ子を使わずにすっきり書けるIFS関数が使えます。

"=IFS(A2>=80,"A",A2>=60,"B",A2<60,"C")"

IFのように長くならず、条件と結果を順に並べるだけでOKです。
スコア評価や区分コードの自動入力に最適です。

参考：【Excel】IFS関数で計算式を使う方法｜複雑な条件別計算もスッキリ書けるExcel関数活用術

✅ オートフィルで「決まった文字列を自動で連続入力」する

関数を使わずに、Excel標準のオートフィル機能を使って決まった文字を自動入力する方法もあります。

・操作手順

1. 1つ目のセルに「A」を入力
2. 右下の「フィルハンドル（＋）」をドラッグ

Excelが自動で「A、B、C…」のように連番文字を補完したり、
日付や曜日などのパターンを自動認識して入力してくれます。

・自分でリストを設定して自動入力する方法

独自の文字列を自動補完させたい場合は、
[ファイル] → [オプション] → [詳細設定] → [ユーザー設定リストの編集] から登録します。

「支店A」「支店B」「支店C」などのリストを登録しておけば、
オートフィルで簡単に連続入力できます。

✅ 別セルの内容に応じて自動で文字を入れる（参照型）

IF関数と文字列関数を組み合わせれば、別セルの内容に応じて自動入力も可能です。

・例①：商品コードの先頭文字に応じて自動分類

"=IF(LEFT(A2,1)="A","国内",IF(LEFT(A2,1)="B","海外","その他"))"

A列のコードが「A」で始まれば「国内」、「B」で始まれば「海外」と自動表示。
コードのルールに従って文字を自動で入れる実務的な使い方です。

・例②：特定の文字を含んでいたら決まった文字を表示

"=IF(ISNUMBER(SEARCH("返品",A2)),"要確認","OK")"

A2の文字列に「返品」が含まれていれば「要確認」、そうでなければ「OK」。
トラブルやエラーキーワードを自動検出してマークできます。

参考：【Excel】文字列の含有チェックと色分けを行う方法｜SEARCH関数と条件付き書式で業務を見える化！

✅ 入力規則＋リストで「選ぶだけ」で自動入力

条件ではなく、あらかじめ決まった選択肢を自動入力したい場合は、
「データの入力規則」機能が便利です。

・操作手順

1. 対象セルを選択
2. [データ] → [データの入力規則] → 「リスト」を選択
3. 「元の値」に「A,B,C」などを入力

これでプルダウンリストが表示され、選択するだけで決まった文字を自動で入れられます。
入力ミスを防ぎ、フォーマットを統一したいときに最適です。

✅ VLOOKUP関数でマスタ表から自動で文字を入れる

顧客コードや商品コードなどを入力したときに、
対応する「名前」や「分類」を自動で表示したい場合は、VLOOKUP関数が便利です。

・構文

"=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, FALSE)"

・例

商品コードを入力すると、自動で商品名が表示される仕組み：

"=VLOOKUP(A2,$A$2:$B$4,2,FALSE)"

A2に「A002」と入力すると、自動で「ペン」が表示されます。
IF関数のように複雑な条件を書かずに済むため、マスタ参照による自動入力には最適です。

参考：【Excel】VLOOKUP関数で複数条件を活用する方法とは？IFやヘルパー列を使った実践テクニックを徹底解説！

✅ CONCATENATE（または &）で自動的に文字を追加する

「セルに入力された文字に、自動で決まった文字を付け足したい」ときには、
CONCATENATE関数または「&」を使います。

・例①：文字の前に自動で「No.」を付ける

"="No."&A2"

A2が「123」なら、「No.123」と表示されます。

・例②：文字の後ろに自動で単位を付ける

"=A2&"円""

A2が「5000」なら「5000円」と自動表示。
数値やコードに単位や記号を付ける際に非常に便利です。

✅ 特定セルが空白のときだけ自動で補完する

作業を効率化するために、「空欄のときだけ自動入力する」仕組みを作ることも可能です。

"=IF(A2="","自動入力",A2)"

この式を設定しておけば、
A2が空欄のときに「自動入力」という文字が自動で表示されます。
既に値がある場合はそのまま保持されるため、上書きを防げます。

参考：【VBA】フィルタを使って空白行を削除する方法｜効率的にデータを整理しよう

✅ TEXT関数で自動フォーマット付き文字を作る

文字列と数値を組み合わせる場合、TEXT関数を使うと柔軟な書式を自動付与できます。

"="売上："&TEXT(B2,"#,##0")&"円""

B2が10000なら「売上：10,000円」と表示。
数値を文字列に変換してフォーマットを統一できるため、
報告書や印刷用の自動整形に最適です。

✅ 実務応用例：条件に応じて自動入力する仕組み

Excelで決まった文字を自動入力するテクニックは、実務のさまざまな場面で活用されています。

・請求書・見積書の自動判定

「支払済」「未払い」「未確定」などをIF関数で自動表示。

・アンケート・評価表

点数や評価に応じて「◎」「○」「×」などを自動で入力。

・在庫管理表

在庫が0になったら自動で「要発注」と表示。

・RPA（UiPathなど）との連携

Excel側で条件文字を自動入力しておくと、RPAの判定ロジックを簡素化できる。

これらを組み合わせれば、Excelだけで「自動判定・自動補完」ができる半自動化システムを構築できます。

✅ 注意点：手動入力と自動入力の競合を防ぐには

自動入力の式を設定したセルに手動入力をすると、関数が消えてしまいます。
そのため以下のような工夫がおすすめです。

• 自動入力用セルと手動入力セルを分ける
• シート保護機能で関数セルを編集不可にする
• 入力規則でフォーマットを統一

これにより、意図せず自動機能が上書きされるのを防げます。

✅ RPAやPower Automateと組み合わせて完全自動化も可能

Excelの自動入力をRPAツール（UiPath・Power Automateなど）と組み合わせれば、
「条件に応じて文字を自動入力→メール送信」や「承認ステータス自動更新」など、
さらに高度な自動化が可能になります。

たとえば、

• 「未入力」セルを自動検知してSlack通知
• 「完了」と入力されたら別シートへ自動転記
• 「エラー」と含む場合に担当者へメール送信

こうした仕組みは、Excel側の関数が“判定エンジン”として機能することで実現できます。

✅ まとめ：Excelで決まった文字を自動入力して作業効率を最大化！

• IF関数で条件に応じた自動文字入力が可能
• IFS関数で複数条件をシンプルに書ける（Excel 2019以降）
• オートフィルや入力規則で定型文字を手間なく入力
• VLOOKUP関数でマスタ表から自動取得もできる
• CONCATENATEやTEXT関数で自動フォーマットも簡単
• RPA連携で完全自動化も視野に入る

「決まった文字を自動で入れる」技術は、
日常業務の入力作業を減らし、人的ミスを防ぐための強力な時短スキルです。

ぜひこの記事で紹介したテクニックを活用し、
Excelを「入力作業の自動化ツール」として最大限活用していきましょう。