ChatGPTでデータの要約を生成する方法｜膨大な情報を一瞬で整理する効率化テクニック

日々の業務では、膨大なデータや文章を読み込み、それを短時間でまとめる必要がある場面が非常に多く発生します。Excelの販売データの傾向分析、問い合わせログの要約、アンケート回答の集計、長文レポートの整理、議事録の要点抽出など、情報を“かんたんに読みやすく変換する作業”は現場で必須です。しかし、人手で要約すると時間がかかり、特に大量の文章・データを扱う場合は処理しきれず、作業の負担が大きくなります。

そこで圧倒的に便利なのが ChatGPTを使ってデータの要約を自動生成する方法 です。
ChatGPTは元データを投入するだけで、要点を短くまとめたり、パターンを抽出したり、重要ポイントだけを取り出したりと、非常に高い精度で“読みやすいサマリー”を作成できます。しかも、文章だけでなく「表形式のデータ」「数値データ」「ログ情報」「会議録」など多様な形式に対応しているため、あらゆる業務を省力化できます。

この記事では、ChatGPTでデータの要約を生成する具体的な方法、プロンプト作成のコツ、業務で役立つ実践例、まとめ方の種類や注意点まで徹底的に解説します。
毎日のレポート作成やデータ分析が驚くほど楽になるため、ぜひ実務に取り入れてください。

✅ ChatGPTが得意とする「要約」の種類を理解する

ChatGPTは単なる文章短縮だけでなく、複数のスタイルの要約を生成できます。

・ポイント要約（箇条書き）

文章を“重要項目だけ”にまとめる形式で、業務で最も使いやすいスタイル。

例：

• 売上は前年比110％
• 新規顧客が増加
• 主な成長要因はキャンペーン

・短縮要約（短文のまとめ）

元文章を1～3行程度に圧縮したいときに有効。

・分類要約（カテゴリ別に整理）

アンケートや問い合わせログの整理に最適。

例：

• ポジティブ意見
• ネガティブ意見
• 改善要望

・数値データの要約

Excel表などのデータを、文章として短く説明できる。

例：

• 今月の売上合計
• 最も多いカテゴリ
• 上位3商品

・構造化要約（表形式で返す）

会議録や文章を「表」に変換できる。

ChatGPTに依頼すれば、用途に応じて最適な要約を生成してくれます。

✅ ChatGPTでデータの要約を生成するための基本プロンプト

・もっとも簡単な要約依頼

以下の文章をわかりやすく要約してください。

・箇条書きが欲しい場合

以下の内容を5つ以内のポイントにまとめて要約してください。

・短文でまとめたい場合

100文字以内で、読みやすい短文要約を作ってください。

・重要ポイントを強調したい場合

特に重要なポイントに重点を置いて要約してください。

・データ分析向け要約

以下の表の特徴を、分析コメントとして要約してください。

ChatGPTは依頼内容に合わせ、要約スタイルを適切に切り替えてくれます。

✅ ChatGPTでデータ要約を生成する手順（詳細）

・ステップ①：要約したいデータを貼り付ける

文章・ログ・Excelのコピーなど、そのまま入力します。

・ステップ②：要約してほしい形式を明確に指示

例：

読み手が初心者でも理解できるように、簡潔で優しい文章に要約してください。

会議の議事録を、誰が何を発言したのか整理して要約してください。

問い合わせ内容をカテゴリごとに分類し、件数もまとめてください。

・ステップ③：長さ・形式を指定

要約は“どれくらい短くしたいか”で結果が変わります。

例：

• 3行でまとめる
• 箇条書き5個以内
• 150文字以内
• 対象読者を変える（初心者向け／経営層向け）

・ステップ④：深掘り要約を追加依頼

ChatGPTは要約の追加分析も得意です。

例：

さらに、課題と改善案を追加でまとめてください。

この要約をもとに、報告書向けの文章を作ってください。

必要に応じて2段階・3段階の要約も可能です。

・ステップ⑤：要約の精度を確認し再調整

要約は目的に応じて何度でも調整できます。

例：

より客観的な視点に変更してください。

読みやすさを優先し、短く簡潔に書き直してください。

✅ ChatGPTに要約させるときの“伝えるべき情報”リスト

要約の精度は、事前に伝える情報で大きく変わります。

・目的

「レポート用」「報告書用」「会議用」など。

・読み手

「経営者向け」「新人向け」「現場スタッフ向け」など。

・長さ

「200文字」「箇条書き5つ」などの具体的指定。

・視点

「課題中心」「結果中心」「現状分析中心」など。

・形式

• 箇条書き
• 表
• 短文
• 説明文章

これらを指示することで、ChatGPTは最適な要約を生成できます。

参考：【ChatGPT】Outlook送信VBAを自動生成する方法｜業務メールを効率化するマクロを作成

✅ ChatGPTが得意な“データ要約の実務シナリオ”

・実務例①：問い合わせログの自動要約

膨大な問い合わせ記録を ChatGPT に貼り付けるだけで…

• 多い質問
• 苦情カテゴリ
• 重要問題
• 改善案

をシンプルな要約にまとめてくれます。

・実務例②：アンケートの自由記述まとめ

自由記述は人手でまとめると膨大な時間がかかります。

ChatGPTは

• カテゴリ分類
• 傾向抽出
• ポジティブ/ネガティブ分け
• 全体の印象

まで自動で整理できます。

・実務例③：Excel表データの要約

販売データ・アクセスログなどを要約するときに最適。

ChatGPTは次の分析を簡単に生成できます。

• 売上の伸び
• 上位商品
• 主要顧客
• 月次傾向

文章として読みやすく説明できます。

・実務例④：長文レポート・議事録の要約

ChatGPTは文章処理に強いため、長文ほど効果的です。

• 発言者別まとめ
• 決定事項
• 宿題
• 重要ポイント

など役割別に整理できます。

・実務例⑤：技術資料やマニュアルの要約

技術書・手順書の要約にも適しています。

• 初心者でも理解できる要点
• 作業手順の要約
• 注意点

などを一挙にまとめられます。

参考：【ChatGPT】Power Automate で顧客対応を自動化するシナリオ例

✅ ChatGPTで高精度の要約を作るために「絶対伝えるべき指示」

ChatGPTの要約精度を劇的に上げる指定方法を紹介します。

・① どのように使うのか（用途）

上司に提出する報告書用に要約してください。

・② 文字数

150文字以内でまとめてください。

・③ 視点

問題点にフォーカスして要約してください。

・④ トーン

論理的で簡潔な文体にしてください。

・⑤ 形式

箇条書きで3つにまとめてください。

指定すればするほど、ChatGPTの要約は目的に最適化されていきます。

✅ まとめ：ChatGPTを使えばデータ要約は“数秒で完了する作業”になる

最後に記事内容のポイントを整理します。

• ChatGPTは文章・表データ・ログ・会議録など幅広い種類のデータ要約が得意
• 箇条書き・短縮要約・分類要約・構造化要約など用途に応じて形式を選べる
• “用途・読み手・長さ・形式”を指定するだけで高精度の要約を生成できる
• アンケート、問い合わせログ、販売データなど実務の分析作業を大幅に効率化
• 長文レポート・議事録なども簡潔に整理でき、作業時間が劇的に短縮
• ChatGPTを活用すれば、毎日の情報整理が高速化し、判断・分析に集中できる

ChatGPTによる要約生成は、すべての業務に共通する「読みやすくする」作業を効率化し、時間と労力を大きく削減します。ぜひ日常業務に取り入れ、生産性を最大限に高めてください。