ChatGPTにExcel業務を「改善案提案」させる方法｜作業効率を劇的に向上させるAI活用術

Excel業務は、日々の集計や入力、資料作成、チェック作業など“繰り返し作業の集合体”です。その多くは慣習的に続けられており、担当者自身も「この作業はもっと簡単にできそうだけど、どう改善すればいいのか分からない」と感じていることが多いものです。

しかし、改善案を考えるには、業務全体の流れを整理し、無駄な作業やボトルネックを特定し、代替手段を検討する必要があります。時間も知識も必要なため、現場の担当者だけで改善するのは難しいという課題があります。

そこで役立つのがChatGPTを使った「Excel業務の改善案提案」です。ChatGPTは業務内容を日本語で説明するだけで、改善の余地を見つけ、具体的な改善案を提案し、さらには改善後の手順・必要な関数・VBA化の可否まで提示してくれます。業務の棚卸しと改善作業を、従来の10分の1以下に短縮できるほど強力です。

この記事では、ChatGPTを使ってExcel業務の改善案を引き出すための具体的な方法やプロンプト設計術、実務例、注意点をわかりやすく解説します。

✅ ChatGPTにExcel業務の改善案を提案させるための基本ステップ

・改善案提案は「業務の説明」を正確に伝えることが最重要

ChatGPTは与えられた情報をもとに改善案を推測するため、業務内容を伝える際は次の情報を含めると精度が急激に高まります。

【ChatGPTに伝えるべき情報】

• 業務の目的
• 現在の作業手順
• 使用しているデータ・ファイル構成
• 担当者が困っている点
• 毎日・毎週など頻度
• 所要時間
• 発生しているミスの種類

これにより、ChatGPTは業務フロー全体を理解し、改善余地のある部分を特定しやすくなります。

✅ ChatGPTにExcel業務の改善案を提案させるプロンプト設計

・最も強力な改善案提示プロンプト例

次のプロンプトは改善案生成の成功率が非常に高い形式です。

以下のExcel業務について、改善案を提案してください。

【目的】
毎月の売上データを集計し、月次レポートを作る

【現在の作業】
1. 各店舗からExcelが届く
2. 手動で1つのブックに貼り付け
3. 不備を確認しながら補正
4. ピボットで集計
5. 別シートに分析コメントを記入

【課題】
・貼り付け作業に時間がかかる
・不備チェックで毎回ミスが発生
・コメント作成に手間がかかる

以上を改善できる案を、複数の角度（効率化、関数化、VBA化、仕組み化）でお願いします。

ChatGPTはこれをもとに、

• 別ファイル自動取り込み案
• VBAによるチェック自動化
• 標準フォーマット化の提案
• ピボット自動更新案
  など多面的な改善案を提示します。

・改善の切り口を指定するとさらに精度が上がる

ChatGPTに改善の方向性を示すと、より実務に近いアイデアが出てきます。

例：
「手作業削減／ミス防止／作業時間短縮の観点で改善案を出してください」

例：
「関数だけで改善できる方法と、VBAで改善できる方法を分けて説明してください」

こうした条件を追加することで、より現場に適した現実的な提案が得られます。

✅ ChatGPTで改善案を「手順化」させる方法

改善案を列挙するだけでは改善は実現しません。
大切なのは改善案を実行可能な形に具体化することです。

・ChatGPTに改善手順まで作らせるプロンプト例

上記の改善案の中から、もっとも効果の高い案について、
実行手順を番号付きで詳しく説明してください。
初心者でも再現できるレベルでお願いします。

※ この依頼を加えることで、ChatGPTは改善案 → 実行手順に落とし込みます。

例：

• 統一フォーマットの作成方法
• SUMIFSの作成手順
• ピボットテーブルの自動更新設定
• VBAのコード例

これにより、改善案がそのまま業務マニュアルになります。

✅ ChatGPTで改善案の「効果」を数値化させる方法

改善案は効果が見えないと現場に採用されにくいため、ChatGPTに“効果の見える化”もさせます。

・効果試算を依頼するプロンプト例

改善案A・B・Cのそれぞれについて、
・削減できる作業時間
・ミス削減効果
・担当者の負荷軽減度
を5段階で評価してください。

ChatGPTは客観的な指標をもとに改善案を評価してくれるため、業務改善提案書としてそのまま使えます。

参考：ChatGPT × Excel → 業務の自動化事例まとめ｜実務で使える自動化アイデアを体系的に解説

✅ ChatGPTが得意とするExcel業務改善の領域

ChatGPTが成果を出しやすい業務領域を知っておくと、最適な依頼ができます。

・① データ収集のルール化・自動化

• ファイル名の規則化
• データ入力ルールの設計
• テンプレートの統一化
  → ChatGPTは「どう標準化するべきか」を文章で提案できます。

・② データ加工・整形の効率化

• 文字列処理（LEFT・RIGHT・SUBSTITUTE）
• 日付の補正
• 数値変換
• 空白除去
  → ChatGPTは、関数・VBAの両方を提案できます。

・③ データチェック（品質管理）

• 手作業チェックの自動化VBA
• 入力規則・エラー表示
• 可視化による異常発見
  → ChatGPTは不備チェック項目を瞬時に洗い出すことができます。

・④ 集計・分析の効率化

• SUMIFS、COUNTIFS、VLOOKUPの自動生成
• ピボットテーブル手順標準化
• グラフのテンプレ作成
  → ChatGPTは「どうすれば分析工数が減るか」を具体的に説明できます。

・⑤ 報告資料・コメント文の自動生成

• コメント文生成（営業報告、月次レポート）
• グラフ向け文章のテンプレート
• 読み手に刺さる説明文
  → ChatGPTは自然言語生成が得意なので、文章系の改善が非常に強力です。
  参考：ChatGPTで大量データのクリーニング手順を作成する方法

✅ ChatGPTに「業務フロー全体の改善案」を作らせる方法

Excel業務は単体作業ではなく“フロー”で構成されています。
ChatGPTにフローを書かせることで、全体の無駄が一目でわかります。

・業務フロー化のプロンプト例

このExcel業務をフローチャート形式で文章化し、
どこを改善すべきかを指摘してください。

ChatGPTは以下を行います。

• フローの整理
• ボトルネックの特定
• 改善優先度の提案

改善案の全体像をつかむうえで非常に効果的です。

✅ ChatGPTで改善案を「複数パターン」生成する方法

ChatGPTは一つの回答に縛られません。同じ業務でも複数の視点から改善案をまとめさせることができます。

・依頼例

この業務の改善案を以下のパターンでそれぞれ提案してください。
① 関数だけで改善
② Excel標準機能だけで改善
③ VBAで改善
④ Power Automateと組み合わせて改善
⑤ ChatGPT（AI）前提で改善

これにより、自分では思いつかなかった改善アプローチが見つかります。

✅ ChatGPTを使って改善案提案を成功させるための注意点

・曖昧な情報を渡すと曖昧な改善案しか出ない

改善案の精度は、渡す情報量に依存します。

・ChatGPTの提案は“万能ではない”

一部の業務は組織ルールやシステム制約が絡むため、ChatGPTの提案をそのまま採用できない場合があります。

・データの固有情報は伏せた方がよい場合がある

個人情報や機密情報は含めず、構造だけ伝えるのが安全です。

✅ まとめ：ChatGPTはExcel業務改善の“最強の相談相手”になる

記事の最後に、内容を整理します。

• ChatGPTはExcel業務の改善案を複数の方向から提案できる
• 業務の目的・手順・課題を伝えることで精度が大幅に向上する
• 改善案は「実行手順」まで深掘りしてもらうと即戦力になる
• 改善案の効果を数値化させることで採用しやすくなる
• データ収集・加工・チェック・集計・資料作成など多くの業務で改善が可能
• フロー化・分類化により、業務全体の無駄が見える
• ChatGPTはExcel業務改善の“相談相手”として非常に優秀で、短時間で改善を実施できる

ChatGPTを上手に活用すれば、Excel業務の改善は誰でも実現可能です。ぜひ今日からChatGPTに改善案を提案させ、あなたの業務効率を飛躍的に向上させてください。