ChatGPTを使ってExcel業務の時間を半分にする方法｜毎日の作業を圧倒的に効率化する

Excel業務は、入力、加工、集計、資料作成、チェックといった“細かい作業の積み重ね”で構成されています。一つひとつは簡単でも、量が多かったり毎日繰り返す業務が多かったりすると、担当者の時間を大量に奪います。また、「もっと速くできそうなのに方法が分からない」「自分のやり方が最適なのか分からない」と感じる現場は非常に多いのが実情です。

その問題を一気に解決してくれるのがChatGPTを使ったExcel業務効率化です。ChatGPTに“やりたいこと”を自然文で伝えるだけで、関数・操作手順・ショートカット・VBA・自動化アイデアなど、最適な方法を提案してくれます。これにより、従来は何時間もかかっていた作業が半分以下になり、作業品質とスピードが飛躍的に向上します。

この記事では、ChatGPTを活用してExcel業務の時間を半分にするための具体的な手順、効果的なプロンプト、実務で使えるアイデアを詳しく解説します。

✅ ChatGPTでExcel業務時間を半分にするステップ①：作業内容を“自然文で整理”する

・ChatGPTは「自然文」から効率化ポイントを抽出できる

ChatGPTは、作業内容を自然文で説明すれば、その中から無駄な作業や改善すべきポイントを発見できます。

【依頼例】
「毎日、売上データをコピーして一つのシートにまとめ、前日比を計算してグラフを作っています。この作業を早く終わらせたいです。」

これだけでChatGPTは以下の改善ポイントを提案します。

• コピー＆ペーストの自動化
• SUMIFS・VLOOKUPなどの関数化
• グラフのテンプレート化
• VBAによる集計処理の自動化
• 不要な操作の削減

ChatGPTは文章から作業構造を理解するため、複雑な説明が不要です。

✅ ChatGPTでExcel業務時間を半分にするステップ②：関数作成を自動化する

・ChatGPTに条件を伝えるだけで関数が完成する

Excelを効率化する最大のポイントは「関数を正しく使えるかどうか」です。しかし、SUMIFSやIF関数のネストなど、複雑な式は初心者にとって敷居が高く感じる場合があります。

ChatGPTは条件を伝えるだけで関数を自動生成できます。

【依頼例】
「A列が“東京”、B列が1月、C列の売上だけ合計したいです。SUMIFSを作ってください。」

ChatGPTは即座に答えます。
“=SUMIFS(C:C, A:A, "東京", B:B, 1)”

この“関数作成の自動化”により、関数の調べ直しや試行錯誤の時間を大幅に削減できます。

✅ ChatGPTでExcel業務時間を半分にするステップ③：データ整形ミスをゼロにする

・ChatGPTは「何をどう整形したいか」を理解できる

Excel業務で最も時間がかかるのが“形式の異なるデータを整形する作業”です。ChatGPTに整形ルールを伝えれば、最適な手順を提案してくれます。

【依頼例】
「名前が“山田 太郎”のように1列に入っているデータを“姓”“名”に分けたいです。」

ChatGPTの提案例：

1. A列を選択
2. データタブ → 区切り位置
3. スペースで分割
4. TRIM関数で余計な空白を除去

こうした“再現性の高い整形手順”を短時間で生成できます。

✅ ChatGPTでExcel業務時間を半分にするステップ④：VBA自動化で手作業を削減する

・ChatGPTはVBAコードも瞬時に生成できる

手作業を根本的に削減するには、繰り返し作業をVBAで自動化することが有効です。しかし、VBAを一から書くのは難しい…という人が多いのも事実。

ChatGPTは自然文を入力するだけでVBAを自動生成できます。

【依頼例】
「フォルダ内のExcelを全部開いて、A列とB列のデータを1つのシートにまとめるVBAを作ってください。」

ChatGPTは以下のコードを生成します。

• FileSystemObject を使ったファイルループ
• 最終行取得
• コピー＆ペースト処理
• エラー時のスキップ
• 保存処理

初心者がVBAを書くより圧倒的に早く、正確に生成されます。

✅ ChatGPTでExcel業務時間を半分にするステップ⑤：大量作業の手順書を自動生成する

・ChatGPTに“作業内容”を伝えるだけでマニュアルが完成

Excel業務の属人化を解消し、誰でも作業できる体制を作るためには、手順書が不可欠です。しかし作成には手間がかかります。

ChatGPTに次のように依頼すると、作業内容が“マニュアル化”されます。

【依頼例】
「売上データの集計手順を新人教育用に分かりやすく説明してください。」

ChatGPTは以下のように整った手順書を生成します。

1. ファイルを開く
2. シートを確認
3. 必要な範囲をコピー
4. 集計ファイルに貼り付け
5. ピボットで合計を確認

初心者でも迷わないレベルで説明文が作れます。

参考：ChatGPTでマニュアル作成を自動化する方法｜業務効率を劇的に上げる完全ガイド

✅ ChatGPTでExcel業務時間を半分にするステップ⑥：チェック作業（品質管理）を自動化する

・ChatGPTはチェック項目の洗い出しが非常に得意

入力ミス、数値不整合、空白チェックなど、Excelでの品質管理は意外と時間がかかる領域です。

ChatGPTに業務内容を説明すると、チェックすべき項目を一覧化してくれます。

【依頼例】
「この売上データのチェック項目を洗い出してください。特にミスが多い項目を優先してください。」

ChatGPTの提案例：

• 空白セルの検出
• 日付形式の統一
• マスタに存在しない商品名の検出
• 0や負の値のチェック
• 桁数の異常値

このリストをVBAやExcel標準機能で実装することにより、チェック時間を半分以下にできます。

参考：ChatGPTを使ったExcel教材の作り方｜初心者向け〜実務レベル教材を効率よく自動生成する方法

✅ ChatGPTでExcel業務時間を半分にするステップ⑦：定型業務を“自動化フロー”に変換

・ChatGPTに業務フローを作らせることで無駄を可視化

Excel業務には“無意識に続けている無駄作業”が多いですが、ChatGPTは文章から業務フローを作成できます。

【依頼例】
「毎日の作業をフローチャート形式で整理してください。」

ChatGPTは以下のように流れを作ります。

1. データ取得
2. 整形
3. 集計
4. レポート作成
5. 提出

このフローを見ることで、

• 自動化できる箇所
• 関数化できる箇所
• そもそも不要な作業

が明確になります。

✅ ChatGPT × Excel効率化の実務例

・実務例①：毎日1時間の売上集計が“10分”に短縮

• 手動貼り付け → 自動化VBA
• 前日比計算 → SUMIFSへ置換
• コメント作成 → ChatGPTで自動生成
  → 1時間 → 10分に短縮

・実務例②：大量データの整形が“3分の1”に

• 区切り位置操作
• TRIM・LEFT・RIGHT
• コード化でミスゼロ
  → 作業時間が大幅短縮

・実務例③：資料作成の“文章部分”を自動化

• コメント文
• まとめ文
• 補足説明
  → ChatGPTが文章生成を代行し作業時間減少

✅ まとめ：ChatGPTはExcel業務時間を本当に“半分”にできる最強ツール

最後に記事内容を整理します。

• ChatGPTは自然文からExcel作業を理解し、効率化案を提案できる
• 関数・操作手順・VBA・データ整形のすべてを自動生成できる
• 作業手順のマニュアル化やチェック項目の洗い出しも可能
• 繰り返し作業はVBA化、整形作業は手順化、コメントは文章生成で削減
• 改善ポイントをChatGPTに見つけさせることで、業務時間が劇的に短縮される
• 実務では“1時間 → 10分”といった大幅削減が実現可能

ChatGPTを正しく活用すれば、Excel業務の時間は本当に“半分”にできます。ぜひ今日からChatGPTを組み込み、作業負担の軽減と業務品質向上を実現してください。