【Power Automate】Excelのデータを取得する方法｜自動化で業務効率を飛躍的に向上させる実践ガイド

多くの企業や個人が日々扱う業務データの中心にあるのが「Excel（エクセル）」です。
売上管理・在庫表・顧客リストなど、さまざまな情報がExcelに蓄積されています。

しかし、データの抽出や集計を手動で行うと、時間がかかるうえにミスの原因にもなります。
そこで注目されているのが、Microsoft Power Automate（パワーオートメイト）を使ってExcelのデータを自動取得する仕組みです。

この記事では、「Power AutomateでExcelのデータを取得する方法」を中心に、クラウド版とデスクトップ版それぞれの使い方、応用事例、安定稼働のコツまでを詳しく解説します。

✅ Power Automateとは？Excel業務を自動化できるツール

Power Automateは、Microsoftが提供する業務自動化（RPA）ツールです。
Excel、Outlook、Teams、SharePointなどMicrosoft 365の各アプリと連携でき、定型的な操作をノーコードで自動化できます。

特にExcelとの組み合わせでは、

• データの取得
• 転記
• 条件判定
• メール送信
  などの作業を自動化でき、日々の作業時間を大幅に削減します。

✅ Excelデータを取得する2つの方法

Power AutomateでExcelのデータを取得する方法は、大きく次の2種類に分かれます。

クラウド上での共有データを扱うなら「Excel Online（Business）」、
PC上の業務用ファイルを扱うなら「Power Automate Desktop」を使うのが基本です。

✅ クラウド版でExcelデータを取得する方法（Excel Online Business）

クラウド版Power Automateでは、Excel Online（Business）コネクタを使用します。
この方法は、OneDriveやSharePointに保存されたExcelファイルを自動で読み取りたいときに最適です。

・前提：Excelを「テーブル化」しておく

Power AutomateでExcelデータを取得する際、テーブルとして認識されている必要があります。

手順：

1. Excelファイルを開く
2. 取得したい範囲を選択
3. メニューの「挿入」→「テーブル」をクリック
4. 「テーブル名」を設定（例：SalesTable）
5. 保存して閉じる

これでPower Automateがデータを「行と列」として認識できるようになります。

・手順①：フローを作成

1. Power Automateのポータルを開く
2. 「自動化されたクラウドフロー」を選択
3. トリガーを設定（例：「スケジュール」または「手動で実行」）

・手順②：「テーブル内の行を一覧表示」アクションを追加

1. 「Excel Online（Business）」を選択
2. アクションで「テーブル内の行を一覧表示」を追加
3. ファイルパスとテーブル名を指定

これで、指定したテーブルの全データをPower Automate内に取得できます。

・手順③：データをループで処理

Excelの行データは配列（リスト）として取得されるため、1件ずつ処理する場合はループが必要です。

設定方法：

1. 「Apply to each」アクションを追加
2. 入力に「value（テーブル内の行）」を指定
3. ループ内で列名を参照して値を扱う

例：1行ずつ「氏名」と「金額」をTeamsに通知

氏名: @{items('Apply_to_each')?['名前']}
金額: @{items('Apply_to_each')?['金額']}

このように、Excelの各列を参照しながら処理を自動化できます。

・手順④：条件分岐やフィルターを設定

取得したデータをすべて使うのではなく、特定条件に合う行だけを抽出したい場合は「Filter array」を使用します。

例：「金額が10万円以上のデータだけ抽出」

@greater(items('Apply_to_each')?['金額'], 100000)

条件を満たす行だけ後続の処理（メール送信・書き込みなど）に渡すことが可能です。

・手順⑤：取得データの活用（通知・保存・転記）

クラウドで取得したデータは、他アプリと連携して活用できます。

• Teamsへの自動通知
• Outlookメールへの自動送信
• 別のExcelファイルへの書き込み
• SharePointリストへの登録

このように、Power Automateを中核に据えた“データ連携の自動パイプライン”が構築できます。

✅ Power Automate DesktopでExcelデータを取得する方法（セル・範囲指定）

ローカルPC上のExcelファイルを直接操作する場合は、Power Automate Desktop（PAD）を使います。
PADは「セル番地（A1、B2）」や「範囲指定（A1:D10）」で正確にデータを取得できるのが特徴です。

・ステップ①：Excelを起動

1. アクション「Excelの起動」を追加
2. 「既存のドキュメントを開く」を選択
3. Excelファイルパスを指定して開く

・ステップ②：セルや範囲を指定して読み取る

単一セルを取得する場合

1. 「Excelワークシートから読み取り」アクションを追加
2. 「単一セル」を選択
3. セルアドレス（例：A2）を指定
4. 取得値を変数（例：%CellValue%）として保持

範囲を取得する場合

1. 同アクションで「範囲（例：A1:D20）」を指定
2. 出力をデータテーブル型変数（例：%ExcelData%）に設定

これにより、表全体をプログラム的に扱うことができます。

・ステップ③：データをループで処理

1. 「For Each」アクションを追加
2. 対象に %ExcelData% を指定
3. 各行データを変数（例：%CurrentItem%）として参照

各列を取得する例：

%CurrentItem[0]% → A列の値  
%CurrentItem[1]% → B列の値  
%CurrentItem[2]% → C列の値

このように、Excelの行データを1件ずつ読み取って処理を進められます。

・ステップ④：条件判定と自動通知を組み合わせる

たとえば「在庫数が50未満ならメールで通知する」場合：

If %CurrentItem[2]% < 50 Then
    Outlookメールを送信：「在庫不足アラート」
End If

このように、Excelの値を条件として業務フローを完全自動化できます。

✅ 応用例：Power AutomateでのExcelデータ取得の実践シナリオ

実務では、Excelデータを取得して他アプリと連携することで、大幅な効率化が可能です。

・事例①：日次売上を自動でメール報告

1. Power Automateで売上表を取得
2. 合計金額を算出
3. Outlookメールで「本日の売上：○○円」を自動送信

→ 担当者が手入力することなく、報告が自動化。

参考：【Power Automate活用事例】Outlookメールを自動化して業務効率を改善する方法

・事例②：在庫データをTeamsに自動通知

1. Excelの在庫リストを取得
2. 残数が一定以下の品目を抽出
3. Teamsに「発注が必要な商品一覧」を自動投稿

→ 担当者全員がリアルタイムで在庫状況を把握可能。

参考：【ChatGPT】 Power Automateで会話を自動化｜Teamsに自動返信！

・事例③：アンケート結果をSharePointに自動反映

1. Excelで集めた回答データをPower Automateで取得
2. 各行をSharePointリストに登録
3. 自動でグラフ化・可視化

→ Excelデータをそのまま企業ポータルに連携。

✅ Power AutomateでExcelデータを扱う際の注意点

これらの基本を押さえることで、安定したフローが構築できます。

✅ よくあるトラブルと対処法

✅ Power AutomateでExcelデータを取得するとできること

Power Automateは、単なるデータ取得ツールではなく、「データ活用の自動化基盤」として機能します。

✅ まとめ：Power AutomateでExcelデータ取得を自動化すれば作業効率が劇的に上がる

• Power Automateでは、クラウド版とデスクトップ版のどちらでもExcelデータを取得可能。
• クラウド版はテーブル単位でのデータ取得、PADはセルや範囲単位での精密操作に対応。
• データを取得した後は、Teams通知・メール送信・他システム登録などへ自在に展開できる。
• テーブル設定・データ型変換・エラーハンドリングを徹底すれば、安定的に運用可能。

Power Automateを活用することで、Excelは単なる表計算ツールではなく、
「自動で情報を集め、判断し、動くシステム」に進化します。

Excelを開く時間すら短縮し、業務の質とスピードを両立させたい方は、
まず「データ取得の自動化」から始めてみましょう。