【RPA・自動化】Excelの中身を効率的に検索する方法と自動化活用の完全ガイド

日々の業務でExcelを使う中で、「どのファイルに必要な情報があるのかわからない」「数百行のデータから特定の文字を探すのが大変」と感じたことはありませんか？
特に、複数のシートやファイルに情報が分散している場合、手動で中身を探すのは非効率です。

Excelには標準の検索機能が用意されていますが、さらに深く活用すれば、数千行に及ぶデータや複数ファイルの中身も一瞬で検索できます。
また、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入することで、検索作業そのものを自動化し、毎日のルーチンをゼロにすることも可能です。

この記事では、「Excelの中身検索」をテーマに、手動・半自動・全自動の3段階で使いこなす方法を紹介します。
実務の効率化・検索漏れ防止・自動監査などに役立つ具体例も解説します。

・なぜ“Excelの中身検索”が重要なのか

Excelファイルは便利ですが、情報量が多いと目的のデータを探すのに時間がかかります。
たとえば、以下のようなケースはよくあります。

• 数千行ある売上表から「特定の顧客名」を探したい
• 複数シートに同じキーワードが存在する
• 過去のExcel資料から「契約」や「見積」といった文言をまとめて確認したい
• 他部署が作成したExcelから必要な数値を探したい

こうした場合、手作業で開いて検索していたら、1日が終わってしまいます。
しかし、“中身検索の仕組み”を理解すれば、数分で目的の情報を抽出できます。

✅ 方法①：Excelの標準検索機能を使う

Excelに備わっている検索機能を正しく使えば、簡単に中身を確認できます。
まずは基本操作から押さえておきましょう。

・基本操作

1. Ctrl + Fキーを押す
   検索ボックスが開きます。
2. 検索キーワードを入力
   探したい文字や数値を入力します。
3. オプション設定を開く
   「オプション」をクリックして、検索範囲を「シート」または「ブック全体」に変更します。
4. 「すべて検索」をクリック
   該当するセルの一覧が表示され、クリックすると該当セルにジャンプできます。

・便利な検索オプション

「数式」「コメント」「値」などを切り替えることで、目的に応じた検索が可能です。
ブック全体を指定すれば、複数シートにまたがる情報も一度に確認できます。

✅ 方法②：関数を使って中身を検索する

Excelの関数を使えば、「特定の語を含む行」や「セルの一部に含まれるキーワード」を自動で検出できます。
検索結果を表形式で整理したいときに便利です。

・部分一致を検出する関数

たとえば「商品」シート内で、A列に商品名、B列に価格があるとします。
A列に「りんご」という文字が含まれる行を抽出するには、次の関数を使います。

=IF(ISNUMBER(SEARCH("りんご",A2)),"ヒット","")

この式を下までコピーすれば、「りんご」を含む行に「ヒット」と表示されます。
これにより、どのセルが条件に一致したか一目でわかります。

・完全一致で検索する

完全一致を探したい場合は、SEARCHの代わりにEXACT関数を使います。

=IF(EXACT(A2,"りんご"),"一致","")

この方法は、英数字やコード番号など、完全一致が必要な場合に有効です。

・検索結果を抽出して一覧化

FILTER関数（Microsoft 365対応）を使うと、該当データだけを一覧に出力できます。

=FILTER(A2:B100,ISNUMBER(SEARCH("りんご",A2:A100)))

これで、「りんご」を含む行のみを自動抽出できます。
この関数を使えば、検索結果を即座にレポート化することも可能です。

参考：【RPA・自動化】PC内のExcelファイル、PDFファイル、マクロファイルだけのフォルダ検索方法

✅ 方法③：マクロで中身検索ツールを自作する

標準機能や関数では対応しきれないケース（複数シート横断、結果出力、自動処理など）は、マクロ（VBA）を使って検索ツールを作るのが最も効率的です。

・VBAによる検索ツールの基本構造

Sub SearchExcelContents()
    Dim ws As Worksheet, resultWs As Worksheet
    Dim c As Range, keyword As String
    Dim rowCount As Long
    
    keyword = Range("B2").Value
    If keyword = "" Then
        MsgBox "検索ワードを入力してください。", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    
    On Error Resume Next
    Set resultWs = Sheets("検索結果")
    If resultWs Is Nothing Then
        Set resultWs = Worksheets.Add
        resultWs.Name = "検索結果"
    End If
    On Error GoTo 0
    
    resultWs.Cells.Clear
    resultWs.Range("A1:D1").Value = Array("シート名", "セル", "内容", "ブック名")
    rowCount = 2
    
    For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
        If ws.Name <> "検索結果" Then
            For Each c In ws.UsedRange
                If InStr(1, c.Text, keyword) > 0 Then
                    resultWs.Cells(rowCount, 1).Value = ws.Name
                    resultWs.Cells(rowCount, 2).Value = c.Address
                    resultWs.Cells(rowCount, 3).Value = c.Text
                    resultWs.Cells(rowCount, 4).Value = ThisWorkbook.Name
                    rowCount = rowCount + 1
                End If
            Next c
        End If
    Next ws
    
    MsgBox "検索完了。結果を『検索結果』シートに出力しました。"
End Sub

・ポイント

• B2セルに検索キーワードを入力
• 全シートを自動で横断
• 一致セルを一覧で出力
• クリックでジャンプも可能にできる

このような検索ツールを作れば、ブック内のすべての情報を対象に一括検索できます。
日常の確認作業を大幅に短縮できるでしょう。

参考：【VBA】文字列検索を部分一致で行う方法｜Find・InStr・ループを使った実務サンプル

✅ 方法④：RPAでExcel中身検索を自動化する

マクロで単一ファイル内を検索できるようになったら、次はRPAを使って複数Excelファイルの中身検索を自動化する段階に進みます。

・自動化の基本流れ

1. RPAで対象フォルダーを指定
   例：C:\顧客資料
2. Excelファイルを順に開く or 読み取る
   RPAツールの「Excelアプリケーションスコープ」または「ワークブックを読む」を使用。
3. キーワードを変数で設定
   たとえば「契約」「見積」「未処理」など。
4. 条件分岐で一致を確認
   セルに該当文字が含まれていれば結果一覧に追加。
5. ExcelまたはCSVに結果を出力
6. メール・Teamsなどで自動通知

これにより、「どのファイルにどのキーワードが含まれるか」を自動で可視化できます。

参考：【UiPath】複数ファイルを一括処理する方法｜Excel・CSV対応

・UiPathでの活用例

UiPathでは、「繰り返し（ファイル）」アクティビティを使ってフォルダー内のExcelを順に処理できます。
検索キーワードを変数にしてループ処理し、ヒットした行やファイルをリスト化するだけで、検索作業の自動化が実現します。

・Power Automate Desktopの例

Power Automate Desktopを使えば、プログラミング不要で以下のような自動化が可能です。

• 指定フォルダーのExcelをすべて走査
• 「指定キーワードを含むセルを抽出」
• 結果をまとめてメール送信

業務の定型タスクに組み込めば、**「毎朝自動検索して結果を報告」**といった運用も可能になります。

✅ 実務で役立つExcel中身検索の応用例

中身検索の仕組みは、単なる“探す”だけでなく、業務の安全性や精度を高めるツールにもなります。

・顧客情報管理

顧客リストが分散しているフォルダーから、「特定企業名」を含むExcelを検索し、全件を自動抽出。
営業・管理部門での情報共有を効率化。

・請求書・契約書の監査

「契約満了」「自動更新」「支払条件」などの語を含むファイルを検出して一覧化。
契約更新漏れのリスクを防止。

・内部監査・セキュリティ対策

「社外秘」「Confidential」「個人情報」などの語を自動で検索し、誤共有ファイルを特定。
RPAによる定期スキャンを行えば、情報漏えい対策にもなります。

・品質管理・不具合分析

Excelの報告書から「不具合」「再発」「改善」などの語を検索し、全社的な傾向を把握。
マクロやRPAで集計すれば、レポート自動生成も可能です。

✅ 注意点と運用のコツ

• 処理速度の最適化：
  数千件を超える場合は、対象範囲やファイル数を絞る。
• 文字コードの統一：
  異なるフォーマットのExcel（古い.xls形式など）はRPAでエラーになることがあるため、事前に変換しておく。
• パスワード保護ファイルはスキップ：
  RPAで開く際に読み取り専用指定を追加すると安全。
• 結果ログを残す：
  「検索日時」「対象フォルダー」「件数」をログに記録すると、再実行時の比較がしやすい。

✅ まとめ：Excelの中身検索を自動化し、探す時間をゼロにしよう

• Excelの中身検索は、「Ctrl＋F」→「関数」→「マクロ」→「RPA」と段階的に効率化できる。
• 複数ファイルを対象にするなら、Power AutomateやUiPathで自動化が最適。
• 業務に合わせて仕組みを組み込むことで、検索・報告・監査まで自動実行が可能。
• 情報の検索精度が上がることで、見落としやヒューマンエラーも削減できる。

日々のExcel業務で時間を取られがちな“探す作業”は、ツール化・自動化することで生産性を劇的に高められます。