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【Excel】ファイルをZIPにしてパスワードを設定する方法｜安全に送信・共有する基本手順

仕事で作成したExcelファイルをメールで送る際、「情報漏えい防止のためにパスワードを設定してください」と言われた経験がある方も多いでしょう。
しかし実際には、「Excelに直接パスワードをつける」と「ZIPファイルにしてパスワードを設定する」は異なる操作です。

この記事では、Excel初心者でもできるZIP圧縮とパスワード設定の方法を、Windows標準機能や無料ツールを使った手順とともに詳しく解説します。
あわせて、企業で求められるセキュリティ対応や、UiPathなどの自動化との関連性にも触れていきます。

✅ Excelファイルのパスワード保護とZIP圧縮の違い

まず知っておきたいのは、「Excelのパスワード保護」と「ZIPファイルのパスワード設定」は別の仕組みであるという点です。

  • Excelのパスワード保護：Excelファイル自体を開くときにパスワードを要求する機能。
  • ZIPファイルのパスワード設定：ファイルを圧縮して送信・保存する際に、ZIP自体をロックする方法。

多くの企業では、送付時の安全性を高めるために「ZIPパスワード付きファイルで送信し、パスワードは別メールで送る」という運用をしています。

✅ ExcelファイルをZIP圧縮する基本手順（Windows標準機能）

Windows 10以降では、ZIPファイルの作成自体は標準で可能です。以下の手順で行います。

・ZIP圧縮の手順

  1. ファイルを右クリックします。
  2. 「送る」→「圧縮（ZIP形式）フォルダー」を選択します。
  3. 同じ場所に .zip ファイルが作成されます。

これでExcelファイルがZIPに圧縮されました。ただし、この時点ではパスワードは設定されていません。

✅ ZIPにパスワードを設定する方法（無料ツール使用）

Windows標準機能では、ZIPファイルへのパスワード設定はできません。
そのため、多くの企業で利用されている**無料圧縮ソフト（例：7-Zip）**を使用します。

・7-Zipを使ったパスワード設定手順

  1. 公式サイトから7-Zipをインストールします（無料）。
  2. Excelファイルを右クリックし、「7-Zip」→「圧縮してメール送信」または「圧縮」を選びます。
  3. 表示されたダイアログで、
    - 圧縮形式：「zip」
    - 暗号化方式：「AES-256」
    - パスワード：任意の英数字（英大文字＋数字＋記号を推奨）
    を入力します。
  4. 「OK」をクリックすると、パスワード付きZIPが作成されます。

この方法は、パソコン初心者でも手順通りに進めるだけで設定可能です。

✅ メール送信時の注意点（パスワード別送信）

ZIPファイルを作成した後は、パスワードをメール本文に同封してはいけません。
セキュリティルールとして、パスワードは別のメール（または別の連絡手段）で送信します。

・安全な送信の流れ例

  1. 1通目で「パスワード付きZIPファイル」を送信。
  2. 数分後に、別メールで「パスワードのみ」を送信。

最近では「PPAP廃止」（Password付きZIPを廃止）する動きもありますが、中小企業では依然として一般的な方法です。

✅ Excelで直接パスワードを設定する方法（参考）

ZIP化せずにExcelファイルそのものにパスワードをかけたい場合は、以下の手順で可能です。

・Excel上での設定手順

  1. 「ファイル」タブ →「情報」をクリック。
  2. 「ブックの保護」→「パスワードを使用して暗号化」を選択。
  3. 任意のパスワードを入力して「OK」。

この設定を行うと、ファイルを開くときにパスワードを要求されます。
ZIPと併用することで、より安全性を高めることができます。

✅ Excel業務でZIPパスワードを使うシーン

実際の業務では、次のようなケースでZIPパスワードを利用することが多いです。

  • 顧客や取引先に請求書や見積書を送付する場合
  • 勤怠データや売上データをメールで提出する場合
  • チーム内で共有する個人情報・給与情報を扱う場合

Excelを扱う現場では、メール送信時のセキュリティルールとして必須とされています。

参考：Zipファイルを開いた時に【読み取り専用】になる原因



✅ パスワードの管理と設定時の注意点

パスワードの設定は簡単ですが、以下の点に注意が必要です。

  • パスワードは短すぎないように：最低でも8文字以上を推奨
  • 生年月日や会社名などは避ける
  • メモ帳などに平文で保存しない
  • 共有時は社内の規定フォーマットを使用する

社内のセキュリティポリシーに従い、パスワード共有方法を統一しておくことが大切です。

✅ RPA・UiPathでの自動化の可能性（応用）

近年では、ZIP圧縮とパスワード設定を自動化する企業も増えています。
UiPathなどのRPAツールを使えば、Excelで作成した報告書を自動でZIP化し、指定フォルダへ保存することも可能です。

例えばUiPathの「圧縮ファイルを作成」アクティビティと「パスワード付き圧縮ツールの呼び出し」を組み合わせることで、毎日の定型送信作業を完全自動化できます。
RPA導入が難しい環境でも、ZIP操作を覚えるだけでセキュリティレベルを上げられるのは大きな利点です。

✅ トラブル対処：ZIPが開けないときの原因と解決

もし受信側でZIPが開けない場合は、以下のような原因が考えられます。

  1. パスワードの入力ミス（大文字・小文字を区別）
  2. 使用している解凍ソフトが古い（AES対応していない）
  3. ファイル破損（送信途中のエラー）

・解決方法

✅ セキュリティと利便性のバランス

パスワード付きZIPは手軽に安全性を高める手段ですが、同時に手間も発生します。
最近では、クラウド共有（OneDrive・Google Driveなど）を使い、アクセス権限で制御する方法も普及しています。

ただし、取引先がクラウド共有を許可していない場合は、ZIPパスワード方式が依然として実務的です。
そのため、自分の業務環境に合ったセキュリティレベルを選ぶことが重要です。

✅ まとめ：Excelファイルを安全に送るためにZIPパスワードを活用しよう

  • Excelファイルのまま送るより、ZIPパスワード付きで送る方が安全
  • Windows標準機能でZIP作成、7-Zipでパスワード設定が可能
  • パスワードは別メールで送付し、社内ルールに従う
  • RPAを活用すれば、自動化・効率化も可能

情報漏えい対策は、日々のExcel業務の信頼を守る第一歩です。
まずは今日から、自分が送るファイルにZIPパスワードを設定する習慣をつけてみましょう。

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