【Excel】ZIP・アーカイブとは｜仕組み・特徴・Excelファイルを安全に圧縮する方法

Excel を扱っていると、「ZIPで送ってください」「フォルダを圧縮してください」「アーカイブを解凍して中身を確認してください」など、“ZIP”や“アーカイブ”という言葉を耳にすることが多くあります。しかし、次のような疑問を持ったまま使っている方も少なくありません。

• ZIPって何？
• アーカイブとZIPの違いは？
• なぜExcelファイルをZIPにするの？
• パスワード付きZIPとは？
• 圧縮したのにサイズがあまり変わらない理由は？

ZIPの仕組みを理解しておくと、ファイル送付・データ管理・バックアップ・業務の効率化に大きく役立ちます。本記事では “ZIP・アーカイブとは何か”をExcelユーザーにも分かりやすく解説 し、圧縮のメリット、手順、注意点、実務での使い方、RPAでの扱われ方まで徹底的にまとめています。

✅ ZIP・アーカイブとは？（Excelユーザーのための基本概念）

ZIPとは、
複数のファイルやフォルダーを1つのファイルにまとめ、そのサイズを小さくできる圧縮形式
のことです。

そして アーカイブとは「複数のデータを1つにまとめたもの」全般の呼び方 です。

• ZIP → 圧縮方式の名前（形式のひとつ）
• アーカイブ → ファイルをまとめる処理全体の概念

つまり ZIP はアーカイブの一種であり、世界中で最も使われている圧縮形式です。

✅ ZIP の特徴（なぜ多くの業務で使われるのか）

ZIP が広く使われる理由には、以下の特徴があります。

・ファイル容量を小さくできる

メール添付の上限（10MB〜20MB）対策に便利。

・複数ファイルを“ひとまとめ”にできる

フォルダごと送れるので整理がしやすい。

・セキュリティを強化できる

パスワード付きZIPにすれば、機密文書の保護に役立つ。

・ほぼすべてのOSが標準対応

Windows / Mac / Linux / スマホ ほぼすべて開ける。

・Excelファイルを安全に共有できる

誤って複数ファイルをバラバラに送ってしまうミスを防げる。

参考：Zipファイルとは？意味・仕組み・作り方・開き方をわかりやすく解説

✅ アーカイブとの違い（概念を整理）

アーカイブとは“複数のファイルをまとめる”という広い概念で、圧縮を伴わない場合もあります。

・アーカイブの例

• ZIP（圧縮＋アーカイブ）
• RAR（圧縮＋アーカイブ）
• 7z（圧縮＋アーカイブ）
• tar（アーカイブのみ、圧縮は別途 gzip などを利用）

・ZIPは「圧縮＋アーカイブ」を同時に行う

これが最も分かりやすく、扱いやすいため普及しています。

参考：【Excel】ZIPファイルを埋め込む方法｜資料管理・送付を効率化する完全ガイド

✅ ZIPファイルの中身はどうなっている？（仕組みを理解する）

ZIPファイルは、以下の2つの仕組みで構成されています。

・① アーカイブ（まとめる）

複数のファイル・フォルダを
階層構造を保ったまま1つにまとめる。

・② 圧縮（小さくする）

元のデータの規則性を検出し、
サイズを減らした状態で保存 します。

・ZIP化しても“元のファイルは壊れない”

圧縮を解くと、完全に元の状態に戻ります。

✅ ExcelファイルはZIPで圧縮するとどうなる？

実は Excel の .xlsx 形式の正体は ZIP構造のファイル です。

・Excelの内部構造はZIPになっている

ためしに Excel ファイルの拡張子を .zip に変えると
内部フォルダを見ることができます。

・圧縮率はそこまで高くならない理由

ExcelがすでにZIPベースで作られているため、
追加でZIP圧縮しても 大幅には小さくならない 場合があります。

・それでもZIPにするメリット

• 複数ファイルをまとめられる
• パスワード保護ができる
• ファイル破損リスクを軽減できる
• 送付ミスを防げる

データ送付時の“事故防止”が最大の利点です。

✅ ZIPの作り方（Windows標準機能で簡単にできる）

・ファイル・フォルダをZIP圧縮する手順

1. 圧縮したいファイルまたはフォルダを右クリック
   2.「送る」→「圧縮(zip形式)フォルダー」をクリック
2. ZIPファイルが作成される

これだけで完了します。

・複数ファイルを一度に圧縮する場合

• 複数ファイルを選択
• 右クリック → 圧縮

フォルダに入れなくても ZIP でまとめられます。

✅ ZIPの解凍（展開）方法

・ZIP を展開する手順

1. ZIPファイルを右クリック
   2.「すべて展開」をクリック
2. 展開先フォルダを選ぶ
   4.「展開」を押す

ZIPは“閲覧モード”でも開けますが、
編集する場合は必ず展開が必要 です。

✅ ZIP化する際の注意点（Excelユーザーが理解すべき）

・ファイル名に日本語を使いすぎると、他の環境で開けない場合がある

海外のシステムでは文字化けすることがある。

・パスワードZIPは非推奨になる場面もある

一部のセキュリティガイドラインでは、
「パスワード付きZIP（通称：PPAP）」が禁止される傾向があります。

・ExcelファイルはZIP化してもあまり軽くならない

圧縮効果が少ないため、
画像の削除や「名前を付けて保存」で軽量化する方が効果的。

・ZIP展開前のファイルを直接編集しない

ZIPの中身を開いて編集すると、保存されない場合がある。

✅ ZIP が実務で使われる理由（業務シーン別）

・メール添付サイズに収めるため

大量のExcelファイルをそのまま送れない場合が多い。

・フォルダごとまとめて送るため

レポート・資料一式を整理して相手に渡せる。

・ファイル破損を防ぐため

ZIP化すると転送時のファイルエラーを減らせる。

・保管・バックアップがしやすい

年度別・案件別にまとめて保存すると管理が楽。

✅ RPA（UiPath）とZIPの関係（自動化では重要項目）

RPAでは ZIP の扱いが非常に多く、次のような処理で使われます。

・ダウンロードしたZIPを自動で展開

UiPathの「解凍」アクティビティで自動処理できる。

・複数ファイルをまとめてZIP化して送信

メール自動送信ワークフローでよく使われる。

・システム連携で ZIP 配布される帳票を展開

ECサイトや基幹システムで大量データがZIP提供されるケースが多い。

・データ量の多いログを ZIP 保管

RPA処理のログをZIP圧縮して保存することで、
サーバー容量を大幅に削減できる。

✅ まとめ：ZIP・アーカイブは“安全かつ効率的にファイルを扱うための基本技術”

• ZIPは「圧縮＋まとめる」万能形式
• アーカイブは“まとめる処理”全体の概念
• ExcelファイルはZIPベースの構造
• 複数ファイルを安全に共有・保管できる
• 圧縮しすぎるとトラブルになる場合もある
• パスワードZIPは使いどころを見極める必要あり
• RPAではZIP展開・圧縮の自動化がよく使われる

Excel業務では、データ送付・保管・整理の場面で ZIP は欠かせない存在です。
ZIPの仕組みを理解し、安全・効率的にファイル管理を行えるようになりましょう。