Excel・ファイル操作 UiPath

【UiPath】PDFデータを抽出してExcelにまとめる方法｜実務で役立つ自動化テクニック

日々の業務でPDF形式の資料を扱う機会は非常に多いものです。請求書や納品書、契約書、または営業レポートなど、多くの企業ではPDFを標準フォーマットとして利用しています。しかしPDFは「閲覧用」の性質が強く、そのままではデータ集計や分析に使いづらいという問題があります。

そんなときに役立つのがRPAツールのUiPathです。UiPathを使えば、PDFファイルから必要な情報を自動で抽出し、Excelにまとめることが可能になります。この記事では、UiPathによるPDFデータ抽出からExcelへの集計までをステップごとに解説し、実務にすぐ活用できるベストプラクティスを紹介します。

✅ UiPathでPDFをExcelに変換するメリット

・手作業の転記作業をなくせる

従来はPDFを開いて内容を確認し、Excelに手入力する必要がありました。UiPathに任せれば数百件のデータでも一括処理でき、時間を大幅に節約できます。

・入力ミスを防止できる

人間が行うコピペ作業は誤入力の温床です。UiPathであれば同じ処理を正確に繰り返すため、データの品質を担保できます。

・複数ファイルをまとめて処理できる

PDFが複数あっても問題ありません。フォルダに保存されたすべてのPDFを順番に処理し、1つのExcelファイルに集計することが可能です。

✅ UiPathでPDFを扱う基本アクティビティ

・「Read PDF Text」

PDFからテキストを抽出するアクティビティ。文字情報が埋め込まれているPDFであれば、このアクティビティで簡単に内容を取得できます。

・「Read PDF with OCR」

スキャンされたPDFなど、文字情報がなく画像データになっている場合はOCRで文字を認識して抽出します。Google OCRやMicrosoft OCRを組み合わせることで精度を高められます。

・「Write Range」

抽出したデータをDataTable形式に整えたあと、Excelに出力するために使用します。

・「For Each File in Folder」

複数のPDFを順次処理する際に便利。フォルダ内の全PDFを対象に自動で処理が回せます。

参考：【UiPath】Excel業務を完全自動化する方法｜初心者から実務活用まで解説

✅ UiPathでPDFからExcelへまとめる具体的手順

参考：【ChatGPT】Power Automate Desktopを組み合わせた業務効率化事例

・手順1：処理対象のPDFを準備する

フォルダに処理対象のPDFをまとめて保存します。請求書や納品書などフォーマットが統一されていると効率的に処理できます。

・手順2：UiPathプロジェクトを作成

  1. UiPath Studioを起動
  2. 「プロセス」を新規作成
  3. プロジェクト名を「PDF抽出→Excel出力」と設定

・手順3：PDFの読み込み

  1. 「For Each File in Folder」を配置し、対象フォルダを指定
  2. 各ファイルに対して「Read PDF Text」または「Read PDF with OCR」を使用
  3. 抽出したテキストを変数に格納

・手順4：必要なデータを抽出

正規表現（Regex）や文字列操作を使い、必要な部分だけを切り出します。
例：「請求書番号」「日付」「金額」といった項目を抽出

・手順5：DataTableに整形

抽出したデータをDataTableに格納します。列を「請求書番号」「日付」「金額」と定義し、1行ずつ追加するイメージです。

・手順6：Excelに書き込み

  1. 「Excelアプリケーションスコープ」を配置
  2. 「Write Range」でDataTableを出力
  3. すべてのPDFを処理し終えたら、Excelに整然とした一覧表が完成します



✅ 実務での応用シナリオ

・請求書の自動集計

毎月送られてくる請求書を自動的に読み込み、金額や取引先ごとにExcelで一覧化。会計処理の効率化につながります。

参考：【Excel】月単位の日付計算をする方法【月末処理・締日・請求書にも使える！】

・契約書管理

契約日や契約先をPDFから抽出し、契約管理台帳を自動更新。契約更新漏れを防止できます。

・アンケート結果の集計

PDFで配布されたアンケートをOCRで読み込み、回答内容をExcelにまとめることで、分析時間を短縮できます。
参考：【Excel】ExcelをPDFに変換するおすすめツール【無料＆有料比較】

✅ PDF抽出を自動化する際の注意点

・フォーマットの統一性

PDFのフォーマットが揃っていないと正しくデータを抽出できません。可能であればテンプレートを統一することが重要です。

・OCR精度の限界

スキャン品質が低い場合、誤認識が発生します。文字を濃く印刷する、解像度を上げるなどの工夫で改善できます。

・機密情報の扱い

契約書や請求書には個人情報や企業情報が含まれることが多いため、保存先やアクセス権限の管理には十分注意が必要です。

✅ ベストプラクティス：効率と安定性を高める工夫

・正規表現でパターン抽出

「金額：¥123,456」といった形式を正規表現で抽出すると、複雑な文字列からも正確にデータを取得できます。

参考：【VBA】正規表現：Matchオブジェクトの使い方

・ログ出力でエラー検知

処理中に読み取れなかったPDFをログに記録すれば、後から手作業で補完可能です。

・Excel出力を整形

出力結果に条件付き書式やグラフを追加すれば、レポートとしてそのまま利用できます。

参考：【ChatGPT】Excelを無料で連携する方法｜無料ツール・使い方・注意点まで徹底解説

✅ 応用編：PDF処理の拡張アイデア

・Outlook連携で自動処理

メール添付されたPDFを自動で保存 → 抽出 → Excelに出力 → 上司に自動送信、という完全自動フローが構築できます。

参考：【ChatGPT】メール文を自動生成！Power Automate連携の実例

・データベースとの連携

抽出したデータをExcelに出力するだけでなく、SQL ServerやAccessに登録することで二重管理を防げます。

・AI OCRの活用

UiPath Document UnderstandingやAzure OCRを使えば、手書き文字や複雑なレイアウトのPDFも高精度で認識可能になります。

✅ まとめ：UiPathでPDFデータを抽出してExcelにまとめよう

  • UiPathを使えばPDFから必要な情報を抽出し、Excelに整理できる
  • 「Read PDF Text」「Read PDF with OCR」でテキストを取得
  • 正規表現や文字列処理で必要データを抽出し、DataTableに格納
  • 実務では請求書、契約書、アンケート集計など幅広く活用可能
  • 注意点は「フォーマットの統一」「OCR精度」「機密情報の扱い」
  • OutlookやAI OCRとの連携でさらに高度な自動化が実現

PDFからExcelへのデータ変換を自動化すれば、膨大な転記作業から解放され、業務効率と正確性が格段に向上します。まずは小規模な処理から始め、徐々に全社的なフローに展開してみてはいかがでしょうか。

    -Excel・ファイル操作, UiPath