Zipファイルの作り方｜初心者でもできる圧縮・まとめ・送信の完全ガイド

メールでファイルを送ろうとしたとき、「容量が大きすぎて送信できません」と表示された経験はありませんか？
そんなときに役立つのが「Zipファイル」です。

Zipファイルは、複数のファイルをひとつにまとめ、容量を小さくできる形式です。
難しい操作は一切不要で、Windowsの標準機能だけで簡単に作ることができます。

この記事では、パソコン初心者でもわかるZipファイルの作り方を、手順・注意点・応用例を交えて詳しく解説します。
ExcelやWordなどのビジネスファイルを扱う方にも役立つ内容です。

✅ Zipファイルとは？基本の仕組みをやさしく解説

まずは「Zipファイルって何？」という疑問を整理しておきましょう。

・Zipファイルの特徴

• 複数のファイルをまとめて1つにできる
  → 添付や保存がスムーズになります。
• ファイル容量を圧縮して小さくできる
  → メール添付やアップロードがしやすくなります。
• パスワードを付けて保護できる
  → 情報漏えい防止にも役立ちます。

「zip」という拡張子が付いたファイルは、圧縮フォルダーとも呼ばれます。
たとえば「資料.zip」というファイル名なら、その中に複数のデータが入っているということです。

✅ Zipファイルを作る前に知っておきたい準備ポイント

いきなり圧縮する前に、次の点を意識しておくと作業がスムーズです。

1. ファイルやフォルダを1か所にまとめておく
   → ばらばらの場所にあると圧縮漏れの原因になります。
2. ファイル名に日本語やスペースを使わない
   → 送信先の環境で文字化けする可能性があります。
   例：「経費報告書」→「keihi_report」
3. 不要なデータを削除してから圧縮
   → ファイルサイズを減らし、転送時間も短縮できます。

この準備をしておくだけで、トラブルの8割は防げます。

✅ Windows標準機能でZipファイルを作る方法（最も簡単）

追加ソフトを入れなくても、WindowsにはZip圧縮の機能が標準で備わっています。

・単一ファイルをZipにする手順

1. 圧縮したいファイルを右クリックします。
2. 「送る」→「圧縮（ZIP形式）フォルダー」をクリック。
3. 同じ場所に「ファイル名.zip」が作成されます。

この操作だけでZip化完了です。
ExcelやWordなど、どんな形式でもOKです。

✅ 複数のファイルをZipにまとめる方法

請求書・報告書・写真など複数のファイルをまとめて送りたいときは、次の方法が便利です。

・複数ファイルをまとめてZip化

1. Ctrlキーを押しながら、圧縮したいファイルをすべて選択。
2. 右クリック → 「送る」 → 「圧縮（ZIP形式）フォルダー」をクリック。
3. すべてのファイルが1つのZipにまとまります。

フォルダごと圧縮したい場合も、同じように右クリックから操作可能です。

✅ フォルダごとZipファイルにする方法

フォルダの中に複数のサブフォルダやファイルがある場合は、「フォルダごとZip化」がおすすめです。

・手順

1. 圧縮したいフォルダを右クリック。
2. 「送る」→「圧縮（ZIP形式）フォルダー」をクリック。
3. 元のフォルダ名と同じ名前でZipファイルが作成されます。

この方法ならフォルダ構造が保たれたまま圧縮されるので、資料一式のやり取りに最適です。

✅ Zipファイル名をわかりやすく付けるコツ

作成後にZipファイルの名前を変更することも可能です。
わかりやすい名前を付けておくと、受け取った相手も混乱しません。

・おすすめの命名ルール

• 半角英数字＋アンダーバー（_）を使用
• 日付や内容を明記（例：report_2025_11.zip）
• スペースや全角記号は使わない

特にビジネスメールでは、英数字のみで構成されたファイル名が好まれます。

参考：【Excel】ファイルをZIPにする方法｜複数ファイルをまとめて圧縮・送信する完全ガイド

✅ Zipファイルにパスワードを設定する方法

Windows標準機能ではパスワード設定ができないため、無料ツール「7-Zip」などを使うのが一般的です。

・7-Zipを使った設定手順

1. 7-Zipをインストール。
2. 圧縮したいファイルを右クリック → 「7-Zip」→「圧縮」
3. 圧縮形式を「zip」、暗号化方式を「AES-256」に設定。
4. パスワードを入力して「OK」。

これでパスワード付きZipが作成されます。
取引先への送信時は、パスワードを別メールで送るのが鉄則です。

✅ Zipファイルを展開（解凍）する方法

受け取ったZipファイルを開くときも簡単です。

・展開手順

1. Zipファイルを右クリック → 「すべて展開」。
2. 展開先フォルダを選んで「展開」をクリック。
3. 元のファイルが表示されます。

パスワード付きZipの場合は、ここでパスワード入力を求められます。

参考：【マクロ】無料版・有料版テンプレートの使い方ガイド｜ZIP解凍方法＆警告解除の手順をわかりやすく解説

✅ Zipファイルが開けない・作れないときの原因と対処法

Zip関連のトラブルは、送信や受信の際によく起こります。
原因別に確認してみましょう。

ファイルの破損や文字化けを避けるためにも、半角英数字名＋最新版ソフトが鉄則です。

✅ 実務で役立つZipファイル活用術

Zipファイルは単なる圧縮だけでなく、業務効率化にも役立ちます。

・活用例1：複数報告書を一括送信

毎月の報告書や見積書を1つのZipにまとめれば、添付メール1通で完了します。

・活用例2：定期バックアップに使う

重要なファイルをZip化して外付けHDDやクラウドに保存。
複数フォルダをまとめて保管でき、整理しやすくなります。

・活用例3：RPA（UiPath）でZip作成を自動化

UiPathを使えば、フォルダ内のExcelやPDFを自動でZip化することも可能。
「圧縮ファイルを作成」アクティビティを活用すれば、日次レポートや請求データの自動送信を完全自動化できます。

このように、Zip操作を覚えることで手作業の削減にもつながります。

✅ Zipファイルをメールで送るときのマナーと注意点

業務でZipファイルを送信する際は、以下のマナーを意識しましょう。

1. パスワードは別メールで送信する
   セキュリティ上の基本ルールです。
2. 件名に「（Zip添付）」を明記する
   相手が添付ファイルを見落とさないようにします。
3. クラウド共有も検討する
   大容量の場合は、OneDriveやGoogle Driveのリンク共有を使う方が確実です。

✅ Zipファイル作成時に気を付けたいセキュリティ対策

Zipファイルは便利ですが、情報漏えいのリスクもあります。
以下の対策を心がけましょう。

• 不要な個人情報を含まない
• ZIPパスワードは使い回さない
• 公共Wi-Fiでの送信は避ける
• Zip送信を廃止してクラウドへ移行する流れも把握しておく

最近では「PPAP廃止（Zip＋パスワード別送信をやめる）」の動きもあります。
ただし中小企業ではまだ主流なので、環境に応じて対応しましょう。

✅ まとめ：Zipファイルを使いこなして効率的にデータ管理しよう

• Zipファイルは複数データをまとめ、容量を小さくできる便利な形式
• Windows標準機能だけで簡単に作成可能
• 名前の付け方・パスワード設定・送信時の注意点を押さえることが大切
• RPAを使えばZip処理の自動化も可能
• セキュリティ意識を高め、安全な運用を心がけよう

Zipファイルの作り方を覚えることは、ビジネス効率と情報管理の第一歩です。
今日からは「送る前にZip化」「共有前に圧縮」を習慣にして、トラブルのない業務環境を整えていきましょう。